Checklist para organizar una lotería de animales
Una lotería de animales necesita más preparación que reunir premios y vender boletos. Primero hay que reservar el lugar, confirmar los permisos y dejar por escrito las bases del sorteo; después vienen la promoción, las inscripciones y la coordinación del catering. El día del evento, la mesa de premios, el punto de venta y la señalización deben estar listos antes de recibir al público. Esta checklist reúne las 56 tareas y 33 materiales del plan en el orden adecuado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Confirmar la organización benéfica
Recopilar premios
2 personas
Registrar premios
2 personas
Redactar las bases del sorteo
Definir categorías de premios
2 personas
Crear números de sorteo
2 personas
Pedir boletos de lotería
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Comprobar el método de pago
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Etiquetar los premios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar los premios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Señalizar la entrada
2 personas
Montar el punto de venta de rifas
2 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar el sonido
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Vender boletos
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Coordinar la presentación de animales
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar la clasificación provisional
Sacar los boletos ganadores
3 personas
Comprobar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Anunciar el resultado
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Entregar los premios pendientes
2 personas
Transferir los ingresos
Informar a los ganadores
Publicar los resultados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 80
- Mantel para la mesa de premioscant. 2
- Taburetes de barcant. 4
- Papeleracant. 6
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Máquina de selladocant. 2
- Portátil
- Impresora
- Neveras portátilescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Globos de animalescant. 80
- Guirnaldas de animalescant. 10
- Decoración de mesacant. 12
- Paneles informativoscant. 8
- Carteles direccionalescant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Faroles LEDcant. 8
Limpieza
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra los premios antes de anunciar la lotería: registra cada uno, define las categorías y etiquétalos para que el público pueda identificarlos sin preguntar al equipo.
- Deja las bases del sorteo por escrito al menos 2 semanas antes. Incluye cómo se participa, cómo se extraen los números y qué ocurre si una persona premiada no está presente.
- Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas 5-7 días antes de reservar el catering. Así puedes calcular raciones y preparar mesas, vasos, platos y cubiertos sin improvisar.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, como venta de rifas, recepción, premios y sonido. Imprime el plan de trabajo y entrega una copia a cada responsable antes de abrir las puertas.
- Monta la entrada, los carteles direccionales y el punto de venta con tiempo suficiente para probar el micrófono, el equipo de sonido, la impresora y las regletas antes de que llegue la primera persona.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una lotería de animales?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y comprueba los permisos al principio; deja la compra, el montaje y la preparación final para los últimos 2 días.
- ¿Cuándo hay que conseguir y registrar los premios?
- Procura reunirlos al menos 3 semanas antes y registrar cada uno en una lista. Etiquetarlos 1 o 2 días antes evita confusiones durante la entrega.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una lotería de animales?
- Para un evento pequeño, calcula al menos 1 persona para la entrada, 1 para la venta de rifas, 1 para anunciar los sorteos y 1 para entregar premios. Añade una persona de apoyo si esperas más de 50 asistentes.
- ¿Cuándo se deben confirmar las preferencias dietéticas y el catering?
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y ciérralas 5-7 días antes. Confirma entonces el número de comensales con el catering y revisa que haya suficientes bebidas y vajilla.
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