Checklist pour organiser une tombola associative
Une tombola associative demande plus que des lots et des billets. Il faut cadrer les autorisations, le règlement et le lien avec l’association avant de lancer la communication. Cette checklist vous guide jusqu’à l’installation des tables, du stand de vente et de la sonorisation. Elle aide aussi à ne pas oublier les inscriptions, les besoins alimentaires, les moyens de paiement et l’étiquetage des prix.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Confirmer l’association caritative
Rassembler les lots
2 personnes
Enregistrer les prix
2 personnes
Rédiger le règlement de la tombola
Définir les catégories de prix
2 personnes
Créer les numéros de tombola
2 personnes
Commander les livrets de tombola
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Vérifier le mode de paiement
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Étiqueter les prix
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes
Aménager le stand de vente des billets de tombola
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester le son
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Vendre les billets de tombola
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Encadrer la présentation des animaux
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer les résultats intermédiaires
Tirer les billets gagnants
3 personnes
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Annoncer le montant récolté
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Emballer les restes
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer les prix après coup
2 personnes
Transférer le produit
Informer les gagnants
Publier les résultats
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 80
- Drap pour la table des prixqté 2
- Tabourets de barqté 4
- Poubellesqté 6
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Terminal de paiementqté 2
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Glacièresqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
Décoration
- Ballons animauxqté 80
- Guirlandes animalièresqté 10
- Décoration de tableqté 12
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux indicateursqté 10
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lanternes LEDqté 8
Nettoyage
- Supports de sacs poubelleqté 6
- Seaux de nettoyageqté 2
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le lieu, les autorisations et la confirmation de l’association caritative. Réglez ces trois points avant d’imprimer les billets ou de publier les invitations.
- Centralisez les lots dans un tableau avec leur numéro, leur catégorie et leur valeur déclarée. Étiquetez chaque prix avant le jour de la tombola pour éviter les recherches au moment du tirage.
- Prévoyez un stand distinct pour la vente des billets et vérifiez le terminal de paiement au moins 48 heures avant l’événement. Gardez aussi une solution de paiement de secours si la connexion tombe.
- Répartissez les bénévoles par poste : accueil, inscriptions, vente des billets, restauration, tirage et remise des lots. Imprimez le déroulé afin que chacun sache où être et à quel moment.
- Installez d’abord les tables, les chaises, le stand de billets et la table des prix, puis testez le microphone et les rallonges. Placez les panneaux d’entrée et d’orientation avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une tombola associative ?
- Commencez au moins 8 à 10 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, de vérifier les autorisations, de rassembler les lots et de lancer les invitations.
- Combien de temps faut-il pour préparer une tombola ?
- Prévoyez une demi-journée d’installation sur place, puis 1 à 2 heures pour tester la sonorisation, installer les billets et étiqueter les lots. La préparation administrative et la communication demandent généralement plusieurs semaines.
- Que faut-il prévoir pour la vente des billets de tombola ?
- Préparez les livrets, les numéros de tombola, un espace clairement signalé et un moyen de paiement vérifié. Affectez au moins 2 bénévoles au stand si les inscriptions et les ventes se font en même temps.
- Quand préparer les lots d’une tombola ?
- Finalisez l’enregistrement et l’étiquetage des lots au plus tard 48 heures avant l’événement. Regroupez-les par catégorie et placez-les dans l’ordre du déroulé pour accélérer la remise aux gagnants.
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