Checklist voor een diereninzamelingsactie organiseren

Een diereninzamelingsactie vraagt meer voorbereiding dan alleen een donatiebak neerzetten. Leg eerst datum, locatie, standplaats en inzameldoelen vast en benader daarna de dierenopvang. In de laatste weken regel je vrijwilligers, communicatie, boodschappen en formulieren. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke donatiebalie, zichtbare informatie en een praktische opstelling met tafels, tenten, verlichting en koelboxen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Standplaats reserveren
Dierenopvang benaderen
2 personen
Inzameldoelen vaststellen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Programma publiceren
Dierenopvanglogo verzamelen
Inzamelpunten communiceren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Donatieformulieren printen
Donatiebakken labelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Informatiebord plaatsen
2 personen
Donatiebalie inrichten
3 personen
Inzameltafels inrichten
4 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratiebalie openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Donaties aannemen
4 personen
Donaties sorteren
4 personen
Donaties registreren
2 personen
Informatie over opvang geven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Contante donaties veiligstellen
2 personen
Laatste donaties registreren
2 personen
Donatiebalie sluiten
3 personen

Nazorg

Donaties verpakken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen opslaan
2 personen
Donaties naar opvang brengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Dankbericht versturen
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Klapbalie
Transportkarrenaantal 2

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Handmicrofoon
Draagbare speaker
Donatiebakkenaantal 12
Kunststof opbergbakkenaantal 20
Weegschalenaantal 2
Contante geldkist
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Dierenpostersaantal 10
Houders voor postersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de praktische opbouw minimaal 2 uur vóór de start. Zet eerst de partytenten, tafels en klapbalie neer; sluit daarna verlengkabels, stekkerdozen en verlichting aan.
Maak per inzamelpunt één duidelijk doel zichtbaar. Zet het dierenopvanglogo, informatiebord en eventuele pijlborden klaar voordat bezoekers arriveren, zodat niemand hoeft te vragen waar een donatie hoort.
Wijs per tijdsblok minstens 2 vrijwilligers aan voor de donatiebalie: één persoon ontvangt en registreert donaties, de ander beantwoordt vragen en houdt de spullen overzichtelijk.
Controleer 1 week vooraf de boodschappenlijst en materialen. Vergeet vooral donatieformulieren, labels voor de donatiebakken, schrijfmateriaal, transportkarren en voldoende koelruimte niet.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 3 dagen vooraf definitief en deel die samen met het programma. Neem ook een telefoonnummer op voor afmeldingen, zodat een lege post op de dag zelf snel wordt opgevuld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een diereninzamelingsactie organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, standplaats en contact met de dierenopvang. Reserveer uiterlijk 3 weken vooraf de vrijwilligers en publiceer daarna het programma.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een diereninzamelingsactie?: Reken op minimaal 2 vrijwilligers tegelijk bij de donatiebalie en plan daarnaast 2 mensen voor ontvangst, aanvullen en praktische hulp. Voor een actie van 4 uur heb je meestal 8 tot 12 vrijwilligers nodig als je in shifts werkt.
Wanneer richt ik de donatiebalie in?: Richt de donatiebalie 60 tot 90 minuten vóór de start in. Label de donatiebakken, leg donatieformulieren klaar en plaats informatieborden voordat de eerste bezoekers komen.
Wat moet ik een week voor de diereninzamelingsactie controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de boodschappen, materialen, vrijwilligersindeling en communicatie van de inzamelpunten. Test ook stroom, verlichting en de draagbare speaker, zodat je op de dag zelf geen ontbrekende kabel of lege batterij zoekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.