Checklist pour organiser une collecte de fonds pour les animaux

Une collecte de fonds pour les animaux demande surtout une bonne coordination entre le refuge, les bénévoles et les donateurs. Commencez par confirmer la date, le lieu et l’objectif financier, puis structurez les inscriptions et les équipes. La communication doit préciser les points de collecte et le programme. Les derniers jours servent à vérifier les achats, imprimer les formulaires de don et préparer l’installation des stands, des tentes, de l’éclairage et des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver un emplacement
Contacter l’accueil des animaux
2 personnes
Définir les objectifs de collecte
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Publier le programme
Rassembler le logo du refuge pour animaux
Communiquer les points de collecte
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Imprimer les formulaires de don
Étiqueter les bacs de dons
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer le panneau d'information
2 personnes
Aménager le stand de dons
3 personnes
Aménager les tables de collecte
4 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir le comptoir d'inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Accepter les dons
4 personnes
Trier les dons
4 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Donner des informations sur l’accueil
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Sécuriser les dons en espèces
2 personnes
Enregistrer les derniers dons
2 personnes
Fermer le comptoir de dons
3 personnes

Suivi

Emballer les dons
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Stocker le matériel
2 personnes
Apporter les dons au refuge
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Stand pliant
Chariots de transportqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Microphone à main
Enceinte portable
Caisses de donsqté 12
Bacs de rangement en plastiqueqté 20
Balancesqté 2
Caisse d'argent liquide
Calculatricesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pinces de serviceqté 4
Verres doseursqté 2

Décoration

Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Affiches d’animauxqté 10
Supports pour affichesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Réservez rapidement l’emplacement et confirmez avec l’accueil du refuge les besoins d’accès, de stockage et d’alimentation électrique.
Prévoyez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Désignez une personne pour les dons, une pour l’accueil et une pour le ravitaillement afin d’éviter qu’un seul bénévole ne quitte son poste.
Publiez les points de collecte et le programme au moins 10 jours avant l’événement. Répétez ces informations dans les invitations et sur les réseaux sociaux pour limiter les questions le jour même.
Imprimez les formulaires de don et étiquetez les bacs avant la veille. Préparez un bac par type de don ou par destination, avec un responsable identifié pour les déplacer et les compter.
Testez les rallonges, multiprises, lampes, microphone et enceinte avant l’ouverture. Installez d’abord les tentes et les tables, puis l’alimentation électrique, l’éclairage et enfin le stand de dons pour éviter de déplacer le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une collecte de fonds pour les animaux ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, contacter le refuge, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et communiquer les points de collecte.
Quand recruter les bénévoles pour une collecte de fonds ?: Commencez le recrutement 4 à 6 semaines avant l’événement. Finalisez la répartition des rôles au plus tard 7 jours avant, avec des créneaux de 2 à 3 heures.
Quand imprimer les formulaires de don ?: Imprimez-les 2 à 3 jours avant la collecte, après avoir vérifié les informations du refuge et les objectifs de collecte. Étiquetez les bacs de dons au même moment pour être prêt la veille.
Que préparer la veille d’une collecte de fonds pour les animaux ?: La veille, faites les courses, récupérez le matériel, remplissez les glacières et vérifiez les câbles, l’éclairage et la sonorisation. Gardez l’installation des tentes, tables et stands pour le jour même, suffisamment tôt avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.