Checklist para organizar una campaña de recaudación para animales
Una campaña de recaudación para animales necesita algo más que una mesa y una caja de donativos. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la reserva del espacio y el contacto con el refugio hasta el montaje del stand y la recogida final. Incluye tareas para coordinar voluntarios, comunicar el programa, preparar formularios de donación y tener listos alimentos, bebidas, iluminación y carteles. Empieza con la planificación y deja el montaje físico para las últimas horas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Reservar el espacio del stand
Contactar al refugio de animales
2 personas
Establecer objetivos de recaudación
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Publicar el programa
Recopilar el logo del refugio de animales
Comunicar los puntos de recogida
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Imprimir formularios de donación
Etiquetar las cajas de donaciones
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Colocar el cartel informativo
2 personas
Montar el mostrador de donaciones
3 personas
Montar las mesas de recogida
4 personas
Preparar el catering
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Abrir el mostrador de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Recibir donaciones
4 personas
Clasificar las donaciones
4 personas
Registrar donaciones
2 personas
Dar información sobre el cuidado
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Asegurar las donaciones en efectivo
2 personas
Registrar las donaciones finales
2 personas
Cerrar el mostrador de donaciones
3 personas
Seguimiento
Empaquetar donaciones
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Guardar materiales
2 personas
Llevar donaciones al refugio
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar un mensaje de agradecimiento
Publicar los ingresos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 24
- Mostrador plegable
- Carros de transportecant. 2
Equipo
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono de mano
- Altavoz portátil
- Cajas de donacionescant. 12
- Cajas de almacenaje de plásticocant. 20
- Básculascant. 2
- Cajón de dinero en efectivo
- Calculadorascant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Pinzas de servircant. 4
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Pósters de animalescant. 10
- Soportes para cartelescant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Fija la fecha y reserva el espacio del stand antes de anunciar la campaña. Deja al menos 3 semanas para contactar con el refugio, preparar el formulario de inscripción y reunir voluntarios.
- Define un objetivo de recaudación y asigna una persona a la caja de donaciones. Prepara formularios impresos y etiqueta las cajas antes del día del evento para evitar confusiones con el dinero y los datos de los donantes.
- Cierra el reparto de voluntarios como mínimo 5 días antes. Necesitarás cubrir recepción, información, bebidas, cobro y desmontaje; comparte también los puntos de recogida y el programa definitivo.
- Comprueba electricidad, iluminación y cables antes de montar. Las carpas, mesas, mostrador plegable, neveras portátiles y carros de transporte deben estar disponibles y revisados el día anterior.
- No dejes la difusión para la última semana. Publica la invitación con la fecha, el lugar, el objetivo y los puntos de recogida al menos 10 días antes, y recuerda a los inscritos sus preferencias dietéticas y horarios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una campaña de recaudación para animales?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite reservar el espacio, confirmar la colaboración del refugio, reclutar voluntarios y hacer la compra sin prisas.
- ¿Cuándo debo confirmar a los voluntarios?
- Cierra la distribución unos 5 días antes y envía a cada persona su horario y función. Reserva también un pequeño grupo para cubrir ausencias y encargarse del desmontaje.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja listos los formularios de donación, las etiquetas de las cajas, los carteles, los materiales y los equipos que no necesiten refrigeración. Comprueba también que las carpas, mesas, iluminación, cables y mostrador estén disponibles.
- ¿Cuándo conviene publicar la campaña en redes sociales?
- Haz la primera publicación al menos 10 días antes y añade recordatorios 3 días antes y el mismo día. Incluye siempre la fecha, el lugar, el objetivo de recaudación y los puntos de recogida.
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