Tier-Spendenaktion organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Tier-Spendenaktion braucht mehr als einen Spendenstand und eine gute Idee. Du musst früh den Standplatz sichern, die Tierunterkunft einbinden, Sammelziele festlegen und genügend Helfer einteilen. Kurz vor dem Termin zählen gedruckte Spendenformulare, beschriftete Spendenboxen, Kühlboxen und funktionierende Technik. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau vor Ort, damit am Aktionstag nichts Wesentliches fehlt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Standplatz reservieren
Tierunterkunft kontaktieren
2 Personen
Sammelziele festlegen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beiträge posten
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Programm veröffentlichen
Tierschutz-Logo sammeln
Sammelstellen kommunizieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien abholen
2 Personen
Spendenformulare drucken
Spendenboxen beschriften
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
Infotafel aufstellen
2 Personen
Spendenstand einrichten
3 Personen
Abholtische einrichten
4 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Registrierungsschalter öffnen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Spenden annehmen
4 Personen
Spenden sortieren
4 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Informationen zur Unterbringung geben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Bargeldspenden sichern
2 Personen
Letzte Spenden erfassen
2 Personen
Spendenstand schließen
3 Personen
Nachbereitung
Spenden verpacken
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien einlagern
2 Personen
Spenden zur Unterkunft bringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht senden
Ergebnis veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 24
- Klapp-Standtheke
- TransportwagenAnz. 2
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Handmikrofon
- Tragbarer Lautsprecher
- SpendenboxenAnz. 12
- Kunststoff-AufbewahrungsboxenAnz. 20
- WaagenAnz. 2
- Bargeldkasse
- TaschenrechnerAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- InfotafelnAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 6
- TierposterAnz. 10
- PosterhalterAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Standplatz möglichst mehrere Wochen vorher und kläre gleich, ob Strom, Partyzelte und eine sichtbare Infotafel erlaubt sind. So vermeidest du kurzfristige Änderungen beim Aufbau.
- Plane die Helferschichten mit festen Zeiten und mindestens einer verantwortlichen Person pro Bereich. Für Spendenannahme, Verpflegung, Information und Auf- beziehungsweise Abbau brauchst du getrennte Zuständigkeiten.
- Öffne das Anmeldeformular früh und frage Ernährungswünsche direkt ab. Prüfe die Anmeldungen spätestens 3 Tage vor der Aktion, damit Einkauf, Servierschalen, Teller und Bestecksets zur erwarteten Personenzahl passen.
- Kommuniziere Sammelstellen und Sammelziele in den Einladungen und Social-Media-Beiträgen mehrfach. Ein letzter Hinweis 48 Stunden vorher sollte außerdem Beginn, Standort und mögliche Zahlungs- oder Spendenwege nennen.
- Teste am Vortag Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Handmikrofon, Lautsprecher, LED-Lampen und Verlängerungskabel. Beschrifte die Spendenboxen vorher und lege Spendenformulare, Stifte und Wegweiser gemeinsam in eine Transportkiste.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Tier-Spendenaktion planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Standplatz und Tierunterkunft klären, Freiwillige rekrutieren, Anmeldungen öffnen und die Aktion ankündigen.
- Wie viele Helfer brauche ich für eine Tier-Spendenaktion?
- Plane mindestens 1 verantwortliche Person je Bereich für Spendenannahme, Information, Verpflegung und Aufbau ein. Für einen kleinen Aktionstag sind meist 6 bis 10 Helfer sinnvoll, bei mehreren Schichten entsprechend mehr.
- Wann soll ich Spendenboxen und Formulare vorbereiten?
- Beschrifte die Spendenboxen und drucke die Formulare spätestens 3 Tage vor dem Termin. Am Vortag legst du zusätzlich Stifte, Infotafeln, Posterhalter und Wegweiser für den Transport bereit.
- Was muss ich am Tag vor der Tier-Spendenaktion prüfen?
- Kontrolliere am Vortag die Helfereinteilung, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einkaufsliste und Materialien. Teste außerdem Strom, Beleuchtung, Mikrofon und Lautsprecher, damit du technische Probleme nicht erst beim Aufbau entdeckst.
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