Zo organiseer je een dierenfestival

Begin met de datum en locatie, maar controleer direct daarna welke vergunningen en dierenwelzijnseisen gelden. Leg vervolgens dierenacts, standhouders en reserveringen vast voordat je promotie start. Werk met een plattegrond, duidelijke dierenregels en één draaiboek voor alle vrijwilligers. In de laatste week draait het vooral om bevestigingen, voorraad, informatieborden en registratie; juist die praktische voorbereiding wordt bij een dierenfestival vaak te laat opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Dierenwelzijnseisen controleren
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Dierenacts bevestigen
2 personen
6
Standhouders benaderen
2 personen
7
Plattegrond maken
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Online promotie plaatsen
10
Aanmeldingen openen
11
Dierenregels publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Draaiboek delen
16
Weersverwachting controleren
17
Leveringen bevestigen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Voorraadmaterialen controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
22
Koelproducten koelen
2 personen
23
Dierenvoer portioneren
2 personen
24
Infoborden printen
25
Registratielijsten printen
26
Dierencheck voorbereiden
2 personen
27
Terrein inspecteren
3 personen
28
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Afzettingen plaatsen
3 personen
33
Dierenrustplek inrichten
3 personen
34
Dierentoiletten plaatsen
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Verlichting aansluiten
2 personen
38
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
4 personen
41
Informatietafel inrichten
2 personen
42
Registratietafel inrichten
2 personen
43
Dierenacteurs ontvangen
3 personen
44
Dieren van water voorzien
3 personen
45
Vrijwilligers instrueren
3 personen
46
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

47
Bezoekers verwelkomen
4 personen
48
Bezoekers registreren
3 personen
49
Dierenregels toelichten
2 personen
50
Dierenacts begeleiden
4 personen
51
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
52
Catering serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Dierenwater verversen
2 personen
55
Dierenverblijven controleren
2 personen
56
Afvalpunten legen
2 personen
57
Dierentoiletten schoonhouden
2 personen
58
Omroepteksten verzorgen
59
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
60
Dieren veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

61
Catering opruimen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Terrein schoonmaken
5 personen
64
Afval afvoeren
2 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Meubilair afbreken
5 personen
67
Apparatuur loskoppelen
2 personen
68
Partytenten afbreken
5 personen
69
Materialen sorteren
3 personen
70
Voorraad tellen
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 6
Kleedjesaantal 12
Tafelbakkenaantal 12
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 60
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Schenkkanenaantal 8

Catering

Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 18

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Dierenballonnenaantal 60
Ballongewichtenaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 100

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Handmegafoon

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Behendigheidstunnelsaantal 2
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 6
Hindernisbalkenaantal 4
Hondenfrisbeesaantal 8
Speelballenaantal 12
Traktatiezakjesaantal 100

Dierenbenodigdheden

Drinkbakken voor dierenaantal 12
Voerbakkenaantal 8
Hooibakkenaantal 4
Dierenhekkenaantal 12
Hondenriemenaantal 8
Watercontainersaantal 6
Hooibalenaantal 4
Dierenhanddoekenaantal 12
Reismandenaantal 4
Poepzakjesdispensersaantal 6
Poepzakjesrollenaantal 40
Pootreinigingsbakkenaantal 3
Kattenbakkenaantal 4
Kattenbakvullingaantal 2
Dierenspeeltjesaantal 20
Dierenborstelsaantal 6
Halsbandenaantal 6
Dierennummerlabelsaantal 100
Eetbare dierenkoekjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapieraantal 48
Keukenpapieraantal 12
Rubberhandschoenenaantal 12

Informatie

Informatiebordenaantal 10
Clipboardmappenaantal 8
Balpennenaantal 24
Polsbandjesaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Dierenregelkaartenaantal 150

Veiligheid

EHBO-doos
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20

Tips

Controleer vergunningen en dierenwelzijnseisen voordat je dierenacts bevestigt. Neem hiervoor minimaal 8 weken vóór het festival contact op met de verantwoordelijke instanties, omdat voorwaarden per locatie en diersoort kunnen verschillen.
Maak de plattegrond zodra de eerste standhouders en acts zijn bevestigd. Reserveer aparte plekken voor dieren, bezoekersstromen, catering en bevoorrading; zo voorkom je dat een partytent of klaptafel op het laatste moment moet worden verplaatst.
Publiceer dierenregels tegelijk met de uitnodigingen en open de aanmeldingen daarna. Vraag bij elke aanmelding direct naar dieetwensen en eventuele bijzonderheden, zodat je uiterlijk 7 dagen vooraf de catering en indeling kunt bijwerken.
Plan vrijwilligers per tijdsblok en deel het draaiboek uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet per post minimaal één aanspreekpunt neer voor registratie, publieksvragen, dierenbegeleiding en catering; zonder die verdeling blijven vragen bij één persoon hangen.
Controleer 24 uur vooraf het weer, de leveringen en de houdbare voorraad. Koelproducten, dierenvoer en materialen hebben elk een eigen moment nodig: portionneer voer en print infoborden en registratielijsten uiterlijk de dag vóór het festival.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dierenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en dierenwelzijnseisen. Plan dierenacts en standhouders uiterlijk 6 weken vooraf, zodat je daarna de plattegrond en promotie kunt afronden.
Wanneer moet ik dierenregels voor een dierenfestival publiceren?: Publiceer de regels tegelijk met de uitnodigingen en voordat bezoekers zich aanmelden. Geef deelnemers minimaal 3 weken om de voorwaarden te lezen en eventuele vragen of bijzonderheden door te geven.
Wanneer maak je een draaiboek voor een dierenfestival?: Maak een eerste versie zodra de plattegrond en belangrijkste reserveringen vaststaan, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Deel de definitieve versie uiterlijk 3 dagen voor het festival met alle vrijwilligers en betrokken leveranciers.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag vóór een dierenfestival?: Reken voor de laatste controle op minimaal 3 tot 4 uur. Controleer dan leveringen en boodschappen, zet houdbare voorraad klaar, koel producten, portionneer dierenvoer en print de registratie- en informatiebladen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.