Checklist pour organiser un festival animalier

Un festival animalier demande une préparation précise, car les visiteurs, les exposants et les animaux ont des besoins différents. Commence par fixer la date et le lieu, puis vérifie les autorisations et les exigences de bien-être animal avant d’ouvrir les inscriptions. Le plan couvre les réservations, la communication, l’accueil, la restauration, les bénévoles et l’installation. Tu peux ainsi avancer dans le bon ordre et repérer les éléments souvent oubliés, comme les numéros d’animaux, les règles publiées et les stocks réfrigérés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier les exigences de bien-être animal
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les numéros d’animaux
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Ouvrir les inscriptions
Publier les règles pour les animaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier les matériaux de réserve
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Portionner la nourriture pour animaux
2 personnes
Imprimer les panneaux d’information
Imprimer les listes d’inscription
Préparer le contrôle des animaux
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Aménager un espace de repos pour les animaux
3 personnes
Installer des toilettes pour animaux
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accueillir les comédiens animaliers
3 personnes
Fournir de l’eau aux animaux
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Expliquer les règles concernant les animaux
2 personnes
Encadrer les numéros animaliers
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Changer l’eau des animaux
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Garder les toilettes des animaux propres
2 personnes
Gérer les annonces au micro
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire partir les animaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tables de bièreqté 6
Couverturesqté 12
Bacs de tableqté 12
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Carafesqté 8

Catering

Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 18

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballons animauxqté 60
Poids pour ballonsqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes de pocheqté 6

Matériel de sport

Tunnels d’agilitéqté 2
Cônesqté 20
Cerceauxqté 6
Barres d’obstaclesqté 4
Frisbees pour chiensqté 8
Ballons de jeuqté 12
Sachets de friandisesqté 100

Matériel pour animaux

Gamelles pour animauxqté 12
Gamellesqté 8
Bacs à foinqté 4
Barrières pour animauxqté 12
Laisses pour chiensqté 8
Conteneurs d'eauqté 6
Bottes de foinqté 4
Serviettes pour animauxqté 12
Paniers de transportqté 4
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Rouleaux de sacs à déjectionsqté 40
Bacs de nettoyage des pattesqté 3
Bacs à litièreqté 4
Litière pour chatqté 2
Jouets pour animauxqté 20
Brosses pour animauxqté 6
Colliersqté 6
Étiquettes de numéro d’animalqté 100
Biscuits pour animaux comestiblesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Spray désinfectantqté 4
Essuie-toutqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Papier toiletteqté 48
Essuie-toutqté 12
Gants en caoutchoucqté 12

Informations

Panneaux d'informationqté 10
Chemises à pinceqté 8
Stylos à billeqté 24
Braceletsqté 150
Plansqté 150
Brochures du programmeqté 150
Cartes de règles pour animauxqté 150

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20

Conseils

Vérifie les autorisations et les règles de bien-être animal avant de confirmer les exposants : certaines demandes peuvent prendre plusieurs semaines et modifier l’aménagement du site.
Prépare le plan du festival après avoir confirmé les numéros d’animaux et les réservations. Prévois clairement les tentes, les tables, les chaises et les zones de circulation pour éviter de déplacer le mobilier le jour même.
Ouvre les inscriptions uniquement après avoir publié les règles applicables aux animaux. Demande aussi les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin de ne pas devoir les recueillir dans les derniers jours.
Répartis les bénévoles avec des horaires et des missions précis, puis partage le déroulé au moins 48 heures avant l’événement. Cela laisse le temps de signaler une absence ou un chevauchement de tâches.
La veille, vérifie les livraisons, les achats et les matériaux de réserve. Mets les produits réfrigérés au frais, portionne la nourriture pour animaux et imprime les panneaux ainsi que les listes d’inscription avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival animalier ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exigences de bien-être animal, les réservations et la coordination des exposants doivent être traitées avant la promotion et l’ouverture des inscriptions.
Que faut-il vérifier avant d’accueillir les animaux ?: Vérifie les autorisations, les exigences de bien-être et les règles communiquées aux participants. Confirme aussi les numéros d’animaux et l’organisation des espaces au moins 7 jours avant le festival.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival animalier ?: Ouvre-les après avoir fixé le lieu, le plan général et les règles pour les animaux. Prévois idéalement une période d’inscription de 3 à 6 semaines pour traiter les demandes et recueillir les besoins alimentaires.
Que préparer la veille d’un festival animalier ?: Contrôle les livraisons, les courses et les matériaux de réserve, puis installe les stocks non périssables. Mets les produits réfrigérés au frais, prépare la nourriture pour animaux et imprime les documents avant la fin de la journée.

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