Checklist voor een goed georganiseerde dialezing

Een dialezing vraagt meer voorbereiding dan alleen een spreker en een projector regelen. Je moet op tijd de locatie en het programma vastleggen, deelnemers registreren en met de spreker controleren welke techniek nodig is. In de laatste week draait alles om bevestigingen, dieetwensen en een definitieve deelnemerslijst. Op de dag zelf voorkom je vertraging door presentatiebestanden offline klaar te zetten en beeld en geluid vóór binnenkomst van het publiek te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Spreker vastleggen
Programma samenstellen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Techniek met spreker afstemmen
2 personen
Presentatiebestanden ontvangen
Routebeschrijving versturen
Definitieve deelnemerslijst maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Presentatie offline opslaan
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoon aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Informatieborden plaatsen

Event

Spreker ontvangen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Opening aankondigen
Dialezing verzorgen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Tweede lezing verzorgen
Avondpauze verzorgen
3 personen
Techniek tijdens lezing bedienen
Laatste vragenronde begeleiden
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Kledingrek

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Programmaflyersaantal 80
Routebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 2
Tangen en lepelsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 2
Batterijenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische afspraken uiterlijk 7 dagen vooraf met de spreker vast. Vraag de presentatiebestanden op, controleer de aansluitingen van laptop en projector en zorg dat de bestanden ook offline beschikbaar zijn.
Sluit de aanmeldingen 2 tot 3 dagen vóór de dialezing af. Maak daarna één definitieve deelnemerslijst en gebruik die voor bevestigingen, naamkaartjes, catering en de inrichting van de registratietafel.
Plan de zaalopbouw minimaal 90 minuten vóór de start. Zet stoelen, tafels en de podiumtafel klaar voordat je projector, scherm, microfoon en luidsprekers aansluit.
Test de volledige presentatie minstens 30 minuten vóór ontvangst van de eerste gasten. Controleer niet alleen de dia’s, maar ook het geluid, de presentatieklikker, verlengsnoeren en stekkerdozen.
Zet routeborden en de routebeschrijving uiterlijk op de ochtend van de dialezing klaar. Bezoekers die de locatie niet kennen, vinden zo sneller de ingang en de registratietafel; dat voorkomt een opstopping bij aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dialezing organiseren?: Leg de locatie en spreker bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken vóór de dialezing, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en bevestigingen.
Wanneer moet ik de techniek voor een dialezing testen?: Stem de aansluitingen en presentatiebestanden uiterlijk 7 dagen vooraf met de spreker af. Doe op de dag zelf een volledige test met beeld en geluid, minimaal 30 minuten voordat gasten binnenkomen.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een dialezing?: Zet het aantal stoelen gelijk aan de definitieve deelnemerslijst en voeg 5 tot 10 procent extra plaatsen toe. Bij 40 deelnemers betekent dat 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de ruimte.
Wanneer maak ik de definitieve deelnemerslijst voor een dialezing?: Maak de lijst 2 tot 3 dagen vóór de bijeenkomst, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en bevestigd. Gebruik dezelfde lijst vervolgens bij registratie en voor het controleren van dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.