Checklist pour organiser une conférence illustrée

Une conférence illustrée demande plus qu’un intervenant et un vidéoprojecteur. Il faut coordonner les inscriptions, le programme, les besoins alimentaires et les fichiers de présentation, puis vérifier chaque détail technique avant l’accueil du public. Cette checklist de 56 tâches et 35 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle attire aussi l’attention sur les oublis fréquents : câble HDMI, présentation hors ligne, signalétique, badges et solution de secours pour le son ou l’image.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver un intervenant
Établir le programme
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner la technique avec le speaker
2 personnes
Recevoir les fichiers de présentation
Envoyer les indications d'accès
Établir la liste définitive des participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Enregistrer la présentation hors ligne
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher le micro
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Placer les panneaux d’information

Événement

Accueillir l’intervenant
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer une conférence illustrée
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Assurer la deuxième lecture
Assurer la pause du soir
3 personnes
Gérer la technique pendant la conférence
Animer la dernière séance de questions
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table de scène
Portant à vêtements

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Flyers du programmeqté 80
Panneaux de directionqté 6
Nappesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 2
Pinces et cuillèresqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 2
Pilesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Demandez les fichiers de présentation plusieurs jours avant la conférence et enregistrez une copie hors ligne sur l’ordinateur utilisé sur place. Testez aussi le câble HDMI, le projecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs avant l’arrivée des participants.
Fixez une date limite d’inscription, puis confirmez les inscrits avant d’établir la liste définitive. Profitez de ce suivi pour recueillir les besoins alimentaires et envoyer les indications d’accès.
Prévoyez l’installation du lieu au moins 2 heures avant le début : chaises, tables, table de scène, table d’inscription et signalétique doivent être en place avant l’ouverture des portes.
Pour le café, comptez environ 1 tasse par personne à l’accueil, puis ajoutez une marge de 10 à 15 %. Préparez les machines à café, bouilloires, thermos, tasses, verres, couverts et bacs à glaçons avant l’arrivée du public.
Gardez une solution de repli pour la technique : présentation sur clé ou ordinateur de secours, rallonges et multiprises supplémentaires, ainsi qu’un test du microphone avec son pied. Une panne découverte après l’installation des participants est difficile à rattraper.

Questions fréquentes

Quand réserver le lieu et l’intervenant pour une conférence illustrée ?: Réservez le lieu et l’intervenant dès que la date et le format sont fixés, idéalement 8 à 12 semaines avant la conférence. Vous aurez ensuite le temps d’établir le programme, préparer les invitations et coordonner les besoins techniques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une conférence illustrée ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’accueil du public pour installer les chaises, les tables, la scène, l’inscription et la technique. Ajoutez 30 minutes si le lieu ou le matériel vous est peu familier.
Quand envoyer les invitations pour une conférence illustrée ?: Envoyez-les généralement 4 à 6 semaines avant l’événement, avec le programme, les indications d’accès et une date limite d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 7 jours avant cette échéance.
Que faut-il tester avant une conférence avec présentation ?: Testez au moins 24 heures avant le début le projecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, le cliqueur, le microphone et les haut-parleurs. Ouvrez également la présentation hors ligne afin de vérifier les vidéos, polices et images sans connexion internet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.