Checklist para organizar una presentación de diapositivas

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Pide al ponente los archivos de la presentación al menos 3 días antes y guárdalos también en un portátil sin conexión. Así no dependes de internet ni de un enlace que deje de funcionar.
• Haz una prueba técnica completa el día anterior: conecta el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI, el micrófono y los altavoces. Comprueba además que haya regletas y cables alargadores suficientes.
• Cierra la lista de participantes 24 horas antes y usa ese número para preparar las tarjetas de nombre, los folletos del programa, las sillas y la mesa de registro. Reserva algunas copias adicionales para inscripciones de última hora.
• Confirma las preferencias dietéticas antes de hacer la compra y prepara el café, el té, los vasos, las tazas, los platos y los cubiertos con antelación. Las bebidas calientes suelen olvidarse cuando toda la atención está puesta en la presentación.
• Llega al lugar al menos 90 minutos antes del inicio. Abre la ubicación, revisa los espacios, coloca las sillas y mesas, monta la mesa del podio y prueba otra vez la presentación desde el lugar del ponente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación de diapositivas?

Empieza a reservar el lugar y contratar al ponente entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones con al menos 2 semanas de margen y deja los últimos 3 días para cerrar archivos, inscripciones y detalles técnicos.

¿Cuándo debo recibir la presentación del ponente?

Pide el archivo definitivo como mínimo 3 días antes del evento. Guárdalo en el portátil y pruébalo sin conexión, incluyendo vídeos, fuentes, animaciones y enlaces.

¿Cuánto tiempo antes hay que montar la sala?

Reserva al menos 90 minutos para abrir el lugar, comprobar los espacios, colocar sillas y mesas, montar el registro y conectar el equipo. Haz una prueba final de la presentación y del micrófono antes de que llegue el primer participante.

¿Cuántas copias de la lista de participantes necesito?

Prepara una lista final para la mesa de registro y una copia de respaldo. Ciérrala 24 horas antes y añade entre un 5 % y un 10 % de tarjetas de nombre y folletos para cubrir cambios o inscripciones de última hora.

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