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Dia-Vortrag organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dia-Vortrag steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Raum buchen, Referenten und Programm festlegen, Einladungen verschicken und Anmeldungen bearbeiten. Danach folgen Technik, Verpflegung und die genaue Raumaufstellung. Plane besonders die Präsentationsdateien, den Offline-Backup und den Test von Projektor, Mikrofon und Lautsprechern ein. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur Registrierung der Gäste am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Referent festlegen

  • Programm zusammenstellen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technik mit dem Sprecher abstimmen

    2 Personen

  • Präsentationsdateien erhalten

  • Wegbeschreibung versenden

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Präsentation offline speichern

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Podiumstisch aufstellen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofon anschließen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

Event

  • Redner empfangen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher zur Halle begleiten

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Dia-Vortrag halten

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Zweiten Vortrag halten

  • Abendpause organisieren

    3 Personen

  • Technik während des Vortrags bedienen

  • Letzte Fragerunde moderieren

  • Abschluss ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 10
  • Podiumstisch
  • Kleiderständer

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Präsentationsklicker

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 70
  • ProgrammflyerAnz. 80
  • WegweiserAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 2
  • Zangen und LöffelAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2
  • BatterienAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Fordere die Präsentationsdateien spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Vortrag an. Speichere sie zusätzlich offline auf dem Laptop und teste das tatsächliche Dateiformat vor Ort.
  • Bestätige Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens 2 Tage vor dem Termin. Erst danach lassen sich Getränke, Geschirr und Verpflegung zuverlässig planen.
  • Plane für den Technikaufbau mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Prüfe HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Projektor, Leinwand, Mikrofon und Präsentationsklicker mit der echten Präsentation.
  • Stelle Registrierungstisch, Namensschilder, Programmflyer und Wegweiser vor dem Öffnen des Raums bereit. So bleibt beim Eintreffen der Gäste niemand ohne Orientierung am Eingang stehen.
  • Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Raum, Bestuhlung und Podiumstisch und erst danach die Technik. Für einen Dia-Vortrag mit 50 Personen solltest du die endgültige Teilnehmerliste und die Sitzordnung griffbereit haben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Dia-Vortrag organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Raums, dem Referenten und dem Programm. Verschicke die Einladungen idealerweise 3 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vorher.
Wann muss die Präsentation für den Dia-Vortrag vorliegen?
Fordere die fertigen Präsentationsdateien spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Vortrag an. Speichere eine Offline-Version und teste sie mindestens einmal mit dem vorgesehenen Laptop und Projektor.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Dia-Vortrags?
Rechne mit mindestens 60 Minuten für Möbel, Registrierungstisch und Technik. Bei einem unbekannten Raum oder mehreren Lautsprechern sind 90 Minuten realistischer.
Was muss ich am Tag des Dia-Vortrags zuerst prüfen?
Öffne den Raum zuerst und kontrolliere Zugang, Stühle, Tische und Podiumstisch. Danach testest du Präsentation, Projektor, Leinwand und Mikrofon vollständig, bevor die Gäste eintreffen.

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