Diabetesdag organiseren: een complete checklist

Een Diabetesdag vraagt om meer dan een programma en een ruimte. Je regelt tegelijk sprekers, workshops, registratie, catering, techniek en duidelijke informatie voor bezoekers. Begin met datum en locatie, werk daarna het programma en de aanmeldingen uit en leg in de laatste weken alle praktische details vast. Deze checklist helpt je de 76 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op de dag zelf worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Workshopruimtes indelen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Bevestiging aan bezoekers sturen
Sprekersinformatie versturen
Catering reserveren
2 personen
Meubilair reserveren
Techniek reserveren
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Programma definitief maken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
Presentaties verzamelen
Workshopmaterialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Techniek ophalen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Infostands opbouwen
4 personen
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Informatiepakketten klaarleggen
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Lezing diabetes geven
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Gezonde leefstijlworkshop begeleiden
3 personen
Beweegworkshop begeleiden
3 personen
Gezonde maaltijd uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Infostands bemannen
6 personen
Materialen bij de stands aanvullen
2 personen
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Bezoekers naar workshops verwijzen
2 personen
Aanwezigheid sprekers controleren
Programmawijzigingen omroepen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Eetruimte schoonmaken
3 personen
Infostands afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
Bezoekersbedankje versturen
Foto's met toestemming delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Registratiebalie
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Kabelbindersaantal 50

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 12
Voedselthermometersaantal 2
Allergenenkaartjesaantal 30

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Diabetesdagpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 130
Lanyardsaantal 130
Ballonnenaantal 80
Ballonnenstandaardsaantal 6
Plakbandaantal 8
Schaarsetsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Lampenstandaardsaantal 4

Sportmateriaal

Yoga- of fitnessmattenaantal 30
Elastiekenaantal 30
Stappentellersaantal 20

Zorgmateriaal

Bloedglucosemetersaantal 4
Teststripsaantal 100
Veiligheidslancettenaantal 100
Alcoholgaasjesaantal 120
Nitrilhandschoenenaantal 200
Sharpscontainersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Koelzakken voor insulineaantal 4

Kantoor

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
A4-printpapieraantal 500
Informatiefoldersaantal 150
Enveloppenaantal 150
Badgehoudersaantal 130
Stiftenaantal 20
Flip-overblokkenaantal 4
Post-itsaantal 12
Presentatiemappenaantal 20

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 30
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Afvalgrijpersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk enkele weken vooraf definitief vast en verzamel presentaties van sprekers voordat je de techniek controleert. Zo weet je hoeveel ruimtes, beamers, schermen en microfoons nodig zijn.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en toegankelijkheidswensen. Stuur bezoekers daarna één bevestiging met programma, bereikbaarheid, registratie-informatie en eventuele workshopkeuzes.
Plan de registratiebalie zo dat naamkaartjes en informatiepakketten direct klaarliggen. Neem een actuele deelnemerslijst mee en wijs minimaal één persoon aan die wijzigingen en late aanmeldingen verwerkt.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en draadloze microfoons op locatie. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen, kabelbinders en een presentatieklikker; ontbrekende aansluitingen vallen vaak pas bij de eerste spreker op.
Regel catering niet alleen op aantallen, maar ook op het dagprogramma. Zet water en koffie klaar bij de ontvangst, controleer serveerschalen en tangen en zorg dat koelboxen of andere koeling beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Diabetesdag organiseren?: Bevestig datum en locatie zodra het programma en de gewenste workshops duidelijk zijn. Benader sprekers en reserveer catering, meubilair en techniek bij voorkeur enkele weken vóór de dag zelf.
Wat moet er op een aanmeldformulier voor een Diabetesdag staan?: Vraag minimaal naam, contactgegevens, deelname en eventuele workshopkeuzes. Voeg ook dieetwensen en toegankelijkheidswensen toe, zodat je deze informatie vóór het definitieve programma en de catering kunt verwerken.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een Diabetesdag?: Reken op meerdere voorbereidingsrondes: eerst datum, locatie en programma, daarna uitnodigingen en aanmeldingen en ten slotte deelnemerslijst, presentaties en materialen. Plan uiterlijk in de laatste week een controle van ruimte, techniek en informatiepakketten.
Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor bezoekers?: Zet de registratiebalie, naamkaartjes en informatiepakketten vóór de ontvangst klaar. Controleer daarnaast stoelen, workshopruimtes, bewegwijzering, koffie, water, afvalbakken en de apparatuur voordat de eerste sessie begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.