Zo organiseer je een Diabetesdag

Begin met de datum, locatie en het doel van de Diabetesdag. Werk daarna het programma uit, benader sprekers en deel de beschikbare workshopruimtes logisch in. Regel aanmeldingen, dieet- en toegankelijkheidswensen vroeg, zodat catering en inrichting daarop aansluiten. In de laatste weken leg je presentaties, deelnemerslijst, materialen en techniek vast; op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie en een goed geteste opstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Workshopruimtes indelen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Posters ophangen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Toegankelijkheidswensen verzamelen
12
Bevestiging aan bezoekers sturen
13
Sprekersinformatie versturen
14
Catering reserveren
2 personen
15
Meubilair reserveren
16
Techniek reserveren
17
Vergunningen controleren
18
Verzekeringsgegevens controleren
19
Programma definitief maken
2 personen
20
Deelnemerslijst bijwerken
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
23
Presentaties verzamelen
24
Workshopmaterialen controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Verse producten ophalen
2 personen
27
Techniek ophalen
2 personen
28
Locatie schoonmaken
3 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
31
Infostands opbouwen
4 personen
32
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
33
Decoratie ophangen
2 personen
34
Presentaties testen
2 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Informatiepakketten klaarleggen
2 personen

Event

40
Registratietafel bemannen
3 personen
41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
43
Programma toelichten
44
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
45
Lezing diabetes geven
2 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Gezonde leefstijlworkshop begeleiden
3 personen
50
Beweegworkshop begeleiden
3 personen
51
Gezonde maaltijd uitserveren
5 personen
52
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
53
Panelgesprek begeleiden
3 personen
54
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
55
Infostands bemannen
6 personen
56
Materialen bij de stands aanvullen
2 personen
57
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Bezoekers naar workshops verwijzen
2 personen
60
Aanwezigheid sprekers controleren
61
Programmawijzigingen omroepen
62
Afsluiting verzorgen
2 personen
63
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Servies verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Eetruimte schoonmaken
3 personen
67
Infostands afbreken
4 personen
68
Techniek uitschakelen
2 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
71
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
72
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
75
Bezoekersbedankje versturen
76
Foto's met toestemming delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Registratiebalie
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Kabelbindersaantal 50

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 12
Voedselthermometersaantal 2
Allergenenkaartjesaantal 30

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Diabetesdagpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 130
Lanyardsaantal 130
Ballonnenaantal 80
Ballonnenstandaardsaantal 6
Plakbandaantal 8
Schaarsetsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Lampenstandaardsaantal 4

Sportmateriaal

Yoga- of fitnessmattenaantal 30
Elastiekenaantal 30
Stappentellersaantal 20

Zorgmateriaal

Bloedglucosemetersaantal 4
Teststripsaantal 100
Veiligheidslancettenaantal 100
Alcoholgaasjesaantal 120
Nitrilhandschoenenaantal 200
Sharpscontainersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Koelzakken voor insulineaantal 4

Kantoor

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
A4-printpapieraantal 500
Informatiefoldersaantal 150
Enveloppenaantal 150
Badgehoudersaantal 130
Stiftenaantal 20
Flip-overblokkenaantal 4
Post-itsaantal 12
Presentatiemappenaantal 20

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 30
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Afvalgrijpersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst het programma en de workshopruimtes voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per onderdeel de start- en eindtijd, ruimte en eventuele voorbereidingen voor deelnemers.
Vraag dieetwensen en toegankelijkheidswensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 1 week voor de Diabetesdag. Zo kun je catering, looproutes en zitplaatsen nog aanpassen.
Benader sprekers vroeg en vraag hun presentatie uiterlijk 3 dagen vooraf aan. Controleer daarna laptop, beamer, projectiescherm, speakers en draadloze microfoons samen in de ruimte.
Maak naast de deelnemerslijst ook naamkaartjes en informatiepakketten klaar. Leg de registratiebalie minstens 30 minuten voor aanvang open en houd een bijgewerkte lijst bij voor late wijzigingen.
Test de techniek en workshopmaterialen vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen, kabelbinders en een presentatieklikker klaar; juist deze kleine onderdelen ontbreken vaak bij de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Diabetesdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Dan is er tijd om locatie, sprekers, catering, techniek, promotie en aanmeldingen in de juiste volgorde te regelen.
Wanneer moet ik de catering voor een Diabetesdag definitief maken?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 1 week vooraf door aan de cateraar. Controleer daarna nog één keer de deelnemerslijst en bijzondere voedingsbehoeften.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Diabetesdag?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd, meer als meerdere workshopruimtes en presentaties klaar moeten worden gezet. Test beeld en geluid voordat de registratiebalie opengaat, idealiter 30 minuten voor aanvang.
Wanneer moet je sprekersinformatie en presentaties verzamelen?: Stuur praktische sprekersinformatie zodra het programma voorlopig staat en vraag presentaties uiterlijk 3 dagen voor het evenement op. Zo kun je bestanden controleren en de volgorde op de laptop klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.