Organiser une Journée du diabète : la checklist complète

Une Journée du diabète demande une préparation coordonnée entre le programme, les intervenants, l’accueil et les ateliers. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le déroulé avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires et d’accessibilité doivent être recueillis suffisamment tôt pour adapter l’accueil et le catering. Cette checklist regroupe les 76 tâches et 77 éléments à prévoir, jusqu’aux badges, dossiers d’information et vérifications techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d’accessibilité
Envoyer une confirmation aux visiteurs
Envoyer les informations sur les intervenants
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le mobilier
Réserver la technique
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Finaliser le programme
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter les stands d'information
4 personnes
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les dossiers d’information
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Donner une conférence sur le diabète
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer l’atelier sur un mode de vie sain
3 personnes
Animer l’atelier de mouvement
3 personnes
Servir un repas sain
5 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Animer le débat
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Tenir les stands d'information
6 personnes
Réapprovisionner les matériels aux stands
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les ateliers
2 personnes
Vérifier la présence des intervenants
Annoncer les changements de programme
Assurer la clôture
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace repas
3 personnes
Démonter les stands d’information
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 6
Comptoir d'inscription
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Serre-câblesqté 50

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Plats de service avec couvercleqté 12
Thermomètres alimentairesqté 2
Cartes des allergènesqté 30

Décoration

Nappesqté 14
Affiches de la journée du diabèteqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 130
Lanyardsqté 130
Ballonsqté 80
Pieds de ballonsqté 6
Ruban adhésifqté 8
Jeux de ciseauxqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds de lampeqté 4

Matériel de sport

Tapis de yoga ou de fitnessqté 30
Élastiquesqté 30
Podomètresqté 20

Matériel de soins

Glucomètresqté 4
Bandelettes de testqté 100
Lancettes de sécuritéqté 100
Compresses alcooliséesqté 120
Gants en nitrileqté 200
Conteneurs pour objets tranchantsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Sacs isothermes pour l’insulineqté 4

Bureau

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 40
Papier d'impression A4qté 500
Brochures d’informationqté 150
Enveloppesqté 150
Porte-badgesqté 130
Marqueursqté 20
Blocs pour chevaletqté 4
Post-itqté 12
Chemises de présentationqté 20

Nettoyage

Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 30
Seauxqté 4
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les intervenants : prévoyez ensuite plusieurs semaines pour confirmer leurs disponibilités, leurs sujets et leurs supports de présentation.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez stable. Demandez le régime alimentaire, les besoins d’accessibilité et les coordonnées nécessaires, puis envoyez une confirmation après traitement de chaque inscription.
Vérifiez la technique au moins 24 heures avant l’ouverture : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, son, microphones, rallonges et multiprises doivent être testés dans la salle prévue.
Préparez les espaces d’atelier avant l’arrivée du public, avec les tables, chaises et supports nécessaires. Gardez une marge pour modifier la disposition selon le nombre de participants inscrits.
Anticipez l’accueil du matin : installez le comptoir d’inscription, les badges nominatifs, les dossiers d’information et les boissons avant le début du programme, plutôt que pendant les premières arrivées.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée du diabète ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, les intervenants, les autorisations, le catering, les inscriptions et le matériel.
Que faut-il demander dans le formulaire d’inscription ?: Demandez les coordonnées du participant, sa présence, ses besoins alimentaires et ses besoins d’accessibilité. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour ajuster l’accueil et les quantités.
Quand confirmer les informations aux participants ?: Envoyez une confirmation dès que l’inscription est traitée, puis un récapitulatif final 3 à 5 jours avant la Journée du diabète. Incluez l’adresse, les horaires, le programme et les informations pratiques concernant les intervenants.
Quand vérifier le matériel technique ?: Faites un premier contrôle quelques jours avant, puis un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment les présentations, le projecteur, le son, les microphones, les câbles et les solutions de recharge.

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