Designlezing organiseren: checklist en planning
Een designlezing staat of valt met een goed afgestemde spreker, werkende presentatie en een ontvangst zonder wachtrij. Plan eerst datum, locatie, programma en contract, en werk daarna toe naar aanmeldingen, catering en techniek. Controleer presentatiebestanden uiterlijk een paar dagen vooraf en test projector, scherm, laptop, microfoon en speakers op locatie. Op de dag zelf richt je entree, zitplaatsen, sprekersplek en koffie- en theepunt in voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Spreker contracteren
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Presentatiebestanden ontvangen
Presentatiebestanden controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Entree en ontvangst inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Sprekersplek inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoon en speakers aansluiten
2 personen
Presentatie technisch testen
2 personen
Verlichting instellen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Event
Ontvangst en registratie
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lezing begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet bedienen
4 personen
Afsluiting en bedankwoord
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 10
- Registratietafel
- Sprekersstoel
- Sprekerstafel
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapterset
- Draadloze microfoon
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaard
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
- Opscheplepelsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 90
- Tafelkledenaantal 10
- Menukaartenaantal 10
- Richtingbordjesaantal 8
Verlichting
- LED-tafellampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan een technische controle uiterlijk één werkdag voor de lezing. Test de laptop met de HDMI-kabel en adapterset, controleer het projectorscherm en laat de spreker de presentatie één keer volledig doorlopen.
- Maak de ontvangst ruim vóór opening klaar: zet registratietafel, aanwezigheidslijst, naamkaartjes en pennen bij elkaar. Zo hoeven bezoekers niet te wachten terwijl stoelen of techniek nog worden verplaatst.
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters op tijd door aan de catering. Houd daarnaast water voor de spreker klaar en zet koffie, thee en servies vóór binnenkomst klaar.
- Richt de zaal eerst in met tafels en stoelen en bepaal daarna de positie van projector, scherm en sprekersplek. Zo voorkom je dat verlengkabels of stekkerdozen door looppaden moeten worden gelegd.
- Plan na ontvangst een vast moment voor de start en houd het programma zichtbaar bij de entree. Leg presentatiebestanden, aanwezigheidslijst en naamkaartjes op één vaste plek, zodat de organisatie niet tijdens de lezing hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een designlezing organiseren?
- Leg datum, locatie en spreker bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en catering aantallen te verwerken.
- Wanneer moet ik de presentatie van de spreker ontvangen?
- Vraag de presentatie uiterlijk 3 werkdagen voor de designlezing op. Controleer het bestand vooraf op lettertypen, video’s en beeldverhouding en test het daarna nogmaals op de laptop en projector van de locatie.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, het opstellen van stoelen en tafels, de ontvangst, catering en techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige technische test en een korte briefing.
- Wat moet ik klaarzetten voor de ontvangst van een designlezing?
- Zet minimaal 30 minuten voor opening de registratietafel, aanwezigheidslijst, naamkaartjes en eventuele menukaarten klaar. Plaats ook het koffie- en theepunt en zorg dat hapjes, waterglazen en servies niet achter de ontvangstbalie staan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!