Checklist para organizar una conferencia de diseño
Una conferencia de diseño necesita más que un buen programa: hay que coordinar ponentes, asistentes, técnica, recepción y catering en el orden correcto. Empieza cerrando la fecha y el espacio, y deja definidos cuanto antes los horarios y las necesidades de cada sesión. Durante las semanas previas tendrás que controlar las inscripciones, las preferencias alimentarias y los archivos de presentación. Esta checklist reúne 47 tareas y 35 materiales para que puedas preparar el evento sin olvidar los detalles que suelen llegar tarde.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Contratar a un ponente
Definir el programa y los horarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Reservar técnica
Recibir los archivos de presentación
Comprobar los archivos de presentación
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar la entrada y la recepción
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el espacio para ponentes
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el micrófono y los altavoces
2 personas
Probar la presentación técnica
2 personas
Configurar la iluminación
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
Recepción y registro
3 personas
Servir café y té
2 personas
Moderación de la charla
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir el bufé de la cena
4 personas
Cierre y palabras de agradecimiento
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesa de registro
- Atril para ponente
- Mesa del ponente
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Kit de adaptadores HDMI
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 90
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Cucharonescant. 6
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Mantelescant. 10
- Cartas del menúcant. 10
- Señales direccionalescant. 8
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y el programa antes de enviar las invitaciones. Reserva al ponente y la técnica con varias semanas de margen, porque cambiar horarios o equipos en los últimos días complica toda la planificación.
- Pide los archivos de presentación al menos 5 días antes y pruébalos en el portátil que usarás el día del evento. Comprueba especialmente los adaptadores HDMI, el proyector, la pantalla y los formatos de vídeo o audio.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes de pedir el catering. Calcula también cuántas tarjetas de nombre, sillas y vasos necesitas según el número final de asistentes.
- Prepara la recepción con antelación: imprime la lista de asistencia, coloca las tarjetas de nombre y deja lista la mesa de registro. Así evitarás buscar nombres o montar el acceso mientras llegan los primeros participantes.
- Reserva como mínimo 90 minutos para abrir el espacio y montar la sala. Prueba el micrófono, los altavoces, la iluminación y la presentación antes de colocar el punto de café, las bebidas frías y los aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de diseño?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar el espacio, contratar al ponente y definir el programa. Deja cerrados el catering y la técnica al menos 2 semanas antes.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una conferencia?
- Pide el catering entre 7 y 14 días antes, cuando tengas una cifra de asistentes suficientemente estable. Confirma las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes para ajustar las cantidades.
- ¿Cuándo deben entregar los ponentes sus presentaciones?
- Solicita los archivos al menos 5 días antes de la conferencia. Haz una prueba técnica completa entre 1 y 2 días antes y lleva también una copia de respaldo.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?
- Calcula al menos 90 minutos para colocar mesas y sillas, montar la recepción, instalar el proyector y conectar el sonido. Añade otros 30 minutos si hay varias presentaciones o cambios de configuración.
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