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Designvortrag organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Designvortrag braucht mehr als einen gebuchten Sprecher und schöne Folien. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Sitzplätze, Präsentationstechnik und den Empfang aufeinander abstimmen. Plane die organisatorischen Punkte rückwärts vom Vortragstermin: Erst Ort, Programm und Einladungen, dann Catering und Technik, am Veranstaltungstag der Aufbau und Test. Diese Checkliste enthält 47 Aufgaben und 35 benötigte Dinge, damit vor Beginn klar ist, wer was erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Sprecher beauftragen

  • Programm und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Technik reservieren

  • Präsentationsdateien erhalten

  • Präsentationsdateien prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Eingang und Empfang einrichten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Sprecherbereich einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofon und Lautsprecher anschließen

    2 Personen

  • Technische Präsentation testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Kaffee- und Teestation aufbauen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Empfang und Registrierung

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Pausengetränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Networking-Event betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Dinnerbuffet bedienen

    4 Personen

  • Abschluss und Dankeswort

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 10
  • Registrierungstisch
  • Rednerpult
  • Rednertisch

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-Adapter-Set
  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 90
  • TischdeckenAnz. 10
  • SpeisekartenAnz. 10
  • WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Hole die Präsentationsdateien spätestens 48 Stunden vor dem Vortrag ein und teste sie auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, Adapter, Bildformat und eingebettete Videos.
  • Plane den Empfang für die ersten 30 Minuten vor Beginn: Stelle Registrierungstisch, Anwesenheitsliste und Namensschilder bereit und bestimme eine Person für die Anmeldung.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib die endgültige Zahl spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin an das Catering weiter. Halte zusätzlich Wasser, Kaffee und alkoholfreie Getränke bereit.
  • Baue Projektor, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 90 Minuten vor Einlass auf. Teste die Präsentation einmal vollständig und lege Verlängerungskabel sowie einen HDMI-Adapter als Reserve bereit.
  • Kühle Getränke früh genug und richte Kaffee- und Teestation sowie Snacks vor dem Einlass ein. Serviertabletts, Schälchen, Servierlöffel und ausreichend Tassen werden beim Aufbau leicht übersehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich einen Designvortrag organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Sprecher und Programm. Verschicke die Einladungen anschließend etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin, damit du Anmeldungen und Cateringzahlen rechtzeitig planen kannst.
Wann sollte ich die Präsentation für einen Designvortrag prüfen?
Fordere die Präsentationsdateien spätestens 48 Stunden vor dem Vortrag an. Öffne sie auf dem Veranstaltungs-Laptop und teste Schriftarten, Videos, Ton, Seitenverhältnis und alle Anschlüsse.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für einen Designvortrag?
Plane pro bestätigter Anmeldung einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 40 Anmeldungen stellst du also 42 bis 44 Stühle auf, sofern der Raum das zulässt.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?
Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Empfang, Sprecherbereich, Beleuchtung und Technik ein. Öffne den Raum etwa 2 Stunden vor Beginn, damit nach dem Techniktest noch Zeit für Nachjustierungen bleibt.

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