La checklist pour organiser une conférence design

Une conférence design réussie repose sur une préparation précise, surtout dans les dernières heures avant l’accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : confirmer le lieu, cadrer les horaires, gérer les inscriptions, puis préparer la salle, les présentations et la restauration. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les adaptateurs HDMI, les badges nominatifs, les besoins alimentaires et le test complet du son et de l’image.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Contracter un intervenant
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Réserver la technique
Recevoir les fichiers de présentation
Vérifier les fichiers de présentation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher le micro et les enceintes
2 personnes
Tester la présentation techniquement
2 personnes
Régler l’éclairage
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Accueil et enregistrement
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la conférence
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Clôture et mot de remerciement
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table d'inscription
Pupitre de conférencier
Table des intervenants

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Louchesqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Nappesqté 10
Cartes de menuqté 10
Panneaux d’orientationqté 8

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez les fichiers de présentation au plus tard 48 heures avant la conférence. Testez chaque fichier sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place et gardez un kit d’adaptateurs HDMI à portée de main.
Fermez les inscriptions au moins 3 jours avant l’événement si le traiteur doit recevoir un nombre définitif. Utilisez cette liste pour transmettre les besoins alimentaires et imprimer les badges nominatifs.
Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Il doit couvrir les tables, les chaises, l’accueil, le pupitre, l’écran, le projecteur, le micro et les enceintes.
Préparez l’accueil avec une table d’inscription, les badges classés par ordre alphabétique et une liste de présence imprimée. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et installez le café et le thé avant le début des échanges. Vérifiez aussi les tasses, verres, assiettes, couverts et plateaux de service : ce sont des éléments faciles à oublier malgré une commande de catering confirmée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence design ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines pour confirmer le lieu, l’intervenant, le programme, la technique et le traiteur. Gardez les 3 derniers jours pour les inscriptions finales, les besoins alimentaires et les vérifications.
Quand faut-il envoyer les invitations à une conférence design ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue afin de laisser le temps de s’inscrire. Demandez une réponse définitive 3 à 5 jours avant l’événement pour finaliser les badges, la liste de présence et le catering.
Que faut-il tester avant une conférence design ?: Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles, les adaptateurs, le micro et les enceintes au moins 2 heures avant l’accueil. Ouvrez également chaque présentation dans les conditions réelles de la salle.
Quand préparer la salle pour une conférence design ?: Commencez l’installation au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants. Prévoyez 30 minutes supplémentaires si le lieu ou la technique sont nouveaux pour votre équipe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.