Demodag organiseren: checklist en planning
Een demodag vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en presentaties klaarzetten. Je moet deelnemers aanmelden, demonstraties plannen, techniek testen en de ontvangst soepel laten verlopen. Begin enkele weken vooraf met de deelnemerslijst, uitnodigingen en het programma. Plan de laatste 24 uur voor boodschappen, koude dranken en presentatiemateriaal; op de dag zelf draait alles om opbouw, registratie en een laatste veiligheidscontrole.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma bevestigen
Demonstraties inventariseren
Reserveringen maken
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
Routebeschrijving versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Demostands opbouwen
4 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Event
Gasten registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Welkomstpresentatie verzorgen
Demonstraties begeleiden
4 personen
Vragen bij stands beantwoorden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte glazen ophalen
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
Avondprogramma presenteren
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Materialen uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Demomaterialen inpakken
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 6
- Balietafel
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerplateausaantal 12
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikker
- Kabelbinders
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
- Serveerbestekaantal 12
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 60
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 50
- Slingersaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Pijlbordenaantal 8
- Stiftenaantal 12
- Pennenaantal 60
- Notitieblokkenaantal 60
- A4-informatiehoudersaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stofzuiger
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig het programma uiterlijk 7 dagen vooraf en verzamel alle presentaties op één laptop. Test projector, scherm, speakers, microfoon, HDMI-kabels en presentatieklikker nogmaals vóór de eerste deelnemer binnenkomt.
- Maak de registratiebalie minimaal 30 minuten vóór opening gereed met naamkaartjes, houders en de actuele deelnemerslijst. Leg routebeschrijving en eventuele dieetwensen bij de ontvangst klaar, zodat je niet tijdens de start hoeft te zoeken.
- Zet dranken minstens 2 uur vóór aanvang koud en controleer of er voldoende waterglazen, koffiekopjes, borden en besteksets zijn. Richt koffie, water en het buffet op aparte punten in om wachtrijen bij de registratie te voorkomen.
- Begin de opbouw met tafels, stoelen en statafels en plaats daarna pas de demostands. Houd looppaden vrij en werk kabels weg met kabelbinders; controleer vóór opening alle verlengkabels, stekkerdozen en aansluitingen.
- Plan na het opbouwen 20 minuten voor een rondgang door de locatie. Controleer registratiebalie, presentaties, geluidsinstallatie, buffet, drankpunt, kapstokken en vlucht- of doorgangsroutes voordat de deuren opengaan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een demodag organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met deelnemerslijst, uitnodigingen, demonstraties en reserveringen. Plan de definitieve programmabevestiging en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de demodag.
- Wanneer moet ik de techniek voor een demodag testen?
- Test laptop, projector, scherm, speakers, microfoon en kabels minimaal 1 week vooraf. Doe daarnaast op de dag zelf een volledige test van 30 minuten vóór ontvangst van de deelnemers.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een demodag?
- Reserveer minstens 2 uur voor tafels, stoelen, demostands, registratiebalie, buffet en techniek. Plan daarna nog 20 minuten voor de veiligheidscontrole en een laatste rondgang.
- Wanneer moet ik catering en dieetwensen voor een demodag regelen?
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en bestel de catering daarna definitief. Zet dranken ongeveer 2 uur voor aanvang koud en bereid hapjes zo kort mogelijk voor de start.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!