Organiser une journée démo sans rien oublier

Une journée démo repose sur une préparation précise : les participants doivent savoir où venir, les démonstrations doivent s’enchaîner sans attente et la technique doit être testée avant l’ouverture. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au contrôle de sécurité. Prévoyez aussi le matériel souvent oublié, comme les multiprises, les câbles, les porte-noms et les solutions de repli pour le café ou les boissons fraîches.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le programme
Recenser les démonstrations
Faire les réservations
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer les badges nominatifs
Envoyer les indications d'accès
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter les stands de démonstration
4 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Enregistrer les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer la présentation de bienvenue
Encadrer les démonstrations
4 personnes
Répondre aux questions sur les stands
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer les verres utilisés
2 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Présenter le programme de la soirée
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Mettre le matériel hors service
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer le matériel de démo
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Table de comptoir
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Serre-câbles

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Porte-nomsqté 60
Nappesqté 8
Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Marqueursqté 12
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 60
Supports d’information A4qté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Trois à quatre semaines avant, finalisez la liste des participants, envoyez les invitations et recueillez les besoins alimentaires. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu au bout de 7 jours.
Une semaine avant, confirmez le programme et chaque démonstration. Demandez les présentations définitives au plus tard 3 jours avant afin de les tester sur l’ordinateur portable et le projecteur.
La veille, mettez les boissons au frais et préparez les en-cas, les badges et le buffet. Comptez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis adaptez selon la durée de la journée.
Prévoyez un test technique complet au moins 60 minutes avant l’arrivée du public : projecteur, écran, sonorisation, microphone, câbles HDMI, multiprises et rallonges doivent être vérifiés ensemble.
À l’ouverture, installez d’abord l’accueil et les stands, puis les tables, les chaises et le point boissons. Gardez 15 minutes avant le premier créneau pour le contrôle de sécurité et les dernières corrections.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée démo ?: Commencez idéalement 4 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer les participants, les réservations, le catering et le programme, puis de régler les problèmes techniques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée démo ?: Prévoyez au minimum 2 heures sur place pour installer les tables, les chaises, les stands, l’accueil, le buffet et la technique. Réservez ensuite 60 minutes pour tester les présentations et le son avant l’arrivée des participants.
Que faut-il tester avant une démonstration ?: Testez chaque présentation sur l’ordinateur utilisé le jour même, avec le projecteur, l’écran, le câble HDMI, le microphone et les haut-parleurs. Faites ce test au plus tard la veille, puis une vérification rapide 60 minutes avant l’ouverture.
Combien de boissons prévoir pour une journée démo ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau, du café et des boissons sans alcool, et refroidissez-les la veille pour éviter de gérer cela pendant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.