Checklist para organizar un día de demostración sin imprevistos

Un día de demostración necesita más que un programa y varios puestos preparados. Antes de abrir las puertas debes controlar las inscripciones, las preferencias dietéticas, las reservas y toda la parte técnica. Esta checklist ordena el trabajo desde las primeras invitaciones hasta la revisión de seguridad del espacio. También ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: las presentaciones, los cables adecuados, las tarjetas de nombre, las bebidas frías y la distribución de mesas y sillas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el programa
Inventariar las demostraciones
Hacer reservas
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Recopilar las presentaciones
Preparar tarjetas de nombre
Enviar indicaciones
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar los stands de demostración
4 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas

Evento

Registrar a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Realizar la presentación de bienvenida
Coordinar demostraciones
4 personas
Responder preguntas en los stands
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger los vasos usados
2 personas
Guiar el cóctel de networking
2 personas
Presentar el programa de la noche
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Apagar los materiales
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Empaquetar el material de demostración
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas altascant. 6
Mesa de mostrador
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 70
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas para servircant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentación
Bridas

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Decoración

Portanombrescant. 60
Mantelescant. 8
Globoscant. 50
Guirnaldascant. 6
Arreglos floralescant. 6
Carteles direccionalescant. 8
Rotuladorescant. 12
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 60
Portafolletos A4cant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y el inventario de demostraciones antes de enviar las indicaciones. Así puedes comunicar horarios, ubicación y necesidades concretas sin corregir la información después.
Haz una prueba técnica completa al menos un día antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables HDMI, regletas y alargadores. No des por hecho que el equipo del lugar es compatible.
Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen para ajustar el pedido de catering y las cantidades de platos, vasos, cubiertos y bandejas de servicio.
Prepara el registro antes del montaje final: mesa de mostrador, portanombres y lista de participantes deben estar juntos y colocados en la entrada, no guardados en otra sala.
Enfría las bebidas y organiza el buffet antes de que lleguen los participantes. Deja termos, cafetera, teteras, neveras portátiles y recipientes para hielo listos para que el primer descanso no interrumpa las demostraciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de demostración?: Empieza como mínimo 3 semanas antes para elaborar la lista de participantes, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar el programa. Reserva los servicios y pide el catering en cuanto tengas una previsión fiable de asistentes.
¿Cuándo hay que probar la técnica de una demostración?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repite una comprobación breve el mismo día. Verifica el portátil, el proyector, la pantalla, el sonido, el micrófono, los cables HDMI y las regletas.
¿Cuántas bebidas debo preparar para un día de demostración?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la jornada. Enfría las bebidas con antelación y reserva hielo suficiente para mantener el punto de bebidas activo durante los descansos.
¿Cuándo se montan los puestos y el registro?: Abre la ubicación con al menos 2 horas de margen para colocar mesas y sillas, montar el registro y preparar los stands de demostración. Deja la última media hora para la revisión de seguridad, las presentaciones y los recorridos de cables.

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