Demo Day organiseren: checklist en planning

Een Demo Day vraagt om meer dan presentaties achter elkaar zetten. Je regelt tegelijk een strak tijdschema, betrouwbare demoapparatuur, registratie en een ontvangst die vanaf het eerste moment werkt. Begin met datum, locatie en presentatoren; werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, techniek en catering. Op de dag zelf moeten presentaties, back-ups, microfoons, projectie, badges en routebordjes klaarstaan voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Presentatoren selecteren
2 personen
Presentatietijden indelen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan genodigden sturen
Presentaties verzamelen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Demoapparatuur inventariseren
Reserveringen voor catering maken
Reservering van meubilair bevestigen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Routebordjes afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Presentaties op back-up zetten
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
Microfoon en speakers testen
2 personen
Wifi en presentatielaptop testen
2 personen
Demo-opstellingen controleren
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routebordjes plaatsen
Afvalbakken plaatsen
Briefing voor ontvangstteam
4 personen
Briefing voor presentatoren
2 personen

Event

Presentatoren ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Opening verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Presentatietijd bewaken
Demoapparatuur ondersteunen
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Contactgegevens verzamelen
2 personen
Fotomomenten verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties delen met bezoekers
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamervoorziening

Apparatuur

Presentatielaptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonstandaard
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Wifi-router
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Tangenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkaraffenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Drankdispensersaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 100
Routebordjesaantal 10
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan presentatietijden met een vaste buffer van minimaal 10 minuten per wissel. Zo kun je laptop, HDMI-adapter en microfoon testen zonder dat een uitloper het hele programma verschuift.
Verzamel presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf en controleer ze op de presentatielaptop. Zet daarna een tweede kopie op een aparte back-up, zodat je niet afhankelijk bent van wifi of de laptop van een spreker.
Maak de registratietafel minstens 30 minuten voor opening klaar. Leg naambadges alfabetisch, programma’s ernaast en wijs één persoon aan die aanmeldingen en laatste dieetwensen verwerkt.
Test beeld en geluid in de echte opstelling: beamer, projectiescherm, speakers, draadloze microfoons, HDMI-kabels en adapters. Controleer ook stopcontacten, stekkerdozen en verlengkabels voordat de ruimte volloopt.
Koel dranken en zet servies pas klaar nadat de tafels zijn opgesteld. Reken per deelnemer op één waterglas en houd extra glazen, koffiekopjes en bestek apart voor een snelle aanvulling tijdens pauzes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Demo Day organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de dag en stuur 7 dagen vooraf een herinnering met route en programma.
Wanneer moet ik de presentaties voor Demo Day verzamelen?: Vraag alle presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Plan de technische controle uiterlijk 1 werkdag vooraf en bewaar de definitieve bestanden op de presentatielaptop én een aparte back-up.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een Demo Day?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, bewegwijzering en catering. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige test van beamer, microfoons, speakers en presentaties.
Hoeveel microfoons en HDMI-adapters heb ik nodig voor een Demo Day?: Gebruik minimaal één microfoon voor de spreker en één reserve als het programma doorloopt. Leg voor elke verwachte aansluiting een passende HDMI-adapter klaar en neem minstens twee extra adapters mee voor onbekende laptops.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.