Demo Day organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Demo Day steht und fällt mit einem klaren Zeitplan, getesteten Präsentationen und einem reibungslosen Empfang. Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Präsentationen und prüfst die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Für den Aufbau brauchst du neben Tischen und Stühlen auch einen Registrierungstisch, Namensschilder, Präsentationslaptop, Beamer, Mikrofone und passende Adapter.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Moderatoren auswählen
2 Personen
Präsentationszeiten einteilen
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung an die Eingeladenen senden
Präsentationen sammeln
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Demo-Ausrüstung inventarisieren
Catering-Reservierungen machen
Möbelreservierung bestätigen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programm drucken
Wegweiser drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Präsentationen auf Backup sichern
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Beamer und Leinwand anschließen
2 Personen
Mikrofon und Lautsprecher testen
2 Personen
WLAN und Präsentationslaptop testen
2 Personen
Demobauten prüfen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
Mülleimer aufstellen
Briefing für das Empfangsteam
4 Personen
Briefing für Moderatoren
2 Personen
Event
Moderatoren empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Eröffnung betreuen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Vortragszeit überwachen
Demoausrüstung unterstützen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum moderieren
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Networking-Event betreuen
3 Personen
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
Fotomomente organisieren
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Reste sicher verpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Präsentationen mit Besuchern teilen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 90
- BarhockerAnz. 12
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- Umkleideraumausstattung
Ausstattung
- PräsentationslaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
- WLAN-Router
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-MarkerAnz. 12
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 90
- KaffeelöffelAnz. 90
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- ZangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkaraffenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 100
- WegweiserAnz. 10
- ProgrammständerAnz. 6
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane Präsentationszeiten mit festen Wechselpausen ein. Rechne pro Demo mindestens 5 Minuten für den Wechsel von Laptop, HDMI-Adapter oder Mikrofon ein, damit der Zeitplan nicht schon am Anfang kippt.
- Sammle die Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Demo Day ein und öffne jede Datei auf dem vorgesehenen Präsentationslaptop. Sichere alle geprüften Dateien zusätzlich auf einem zweiten Speichermedium.
- Bestätige Catering und Möbelreservierung mindestens 7 Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und lege Teller, Besteck, Gläser, Zangen und Servierlöffel vor dem Aufbau bereit.
- Teste Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und WLAN gemeinsam. Ein einzelner Adapter fehlt häufiger als ein komplettes Gerät, deshalb gehört er in die Technikprüfung.
- Richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor Einlass ein. Lege Namensschilder, gedrucktes Programm und Wegweiser sichtbar bereit und kontrolliere anschließend jeden Raum, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wann sollte man die Einladungen für einen Demo Day verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder geplant werden können.
- Wie viele Tage vorher sollte man die Demo-Day-Präsentationen einsammeln?
- Fordere alle Präsentationen mindestens 3 Tage vor dem Demo Day an. Prüfe sie anschließend auf dem Präsentationslaptop und speichere eine vollständige Backup-Kopie, statt Dateien erst am Veranstaltungstag zusammenzutragen.
- Wann muss die Technik für einen Demo Day getestet werden?
- Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und wiederhole die wichtigsten Checks beim Aufbau. Plane dafür mindestens 45 Minuten ein, inklusive Beamer, Ton, Mikrofonen, Kabeln, Adaptern und WLAN.
- Wie früh sollte man beim Demo Day den Registrierungstisch aufbauen?
- Baue den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor dem Einlass auf. Namensschilder, Programm, Wegweiser und eine aktuelle Anmeldeliste sollten dann bereits sortiert und griffbereit sein.
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