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Organiser un Demo Day sans rien oublier

Un Demo Day réussi repose sur une préparation précise, surtout lorsque plusieurs présentateurs se succèdent et que les démonstrations dépendent du matériel technique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : confirmer le lieu, structurer le programme, gérer les inscriptions, puis tester chaque présentation. Les derniers jours servent à verrouiller les besoins alimentaires, les badges, la restauration et les sauvegardes. Le jour même, prévoyez une vérification des espaces et une personne dédiée à l’accueil et aux problèmes techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Établir le programme et le planning

    2 personnes

  • Sélectionner les présentateurs

    2 personnes

  • Répartir les horaires de présentation

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer un rappel aux invités

  • Rassembler les présentations

  • Vérifier techniquement les présentations

    2 personnes

  • Inventorier le matériel de démonstration

  • Faire les réservations de catering

  • Confirmer la réservation du mobilier

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer le programme

  • Imprimer les panneaux d’itinéraire

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Sauvegarder les présentations

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les espaces

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Aménager l’espace de présentation

    3 personnes

  • Brancher le vidéoprojecteur et l’écran

    2 personnes

  • Tester le micro et les haut-parleurs

    2 personnes

  • Tester le wifi et l’ordinateur portable de présentation

    2 personnes

  • Vérifier les installations de démonstration

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire

  • Installer les poubelles

  • Briefing de l’équipe d’accueil

    4 personnes

  • Briefing pour les présentateurs

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les présentateurs

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    2 personnes

  • Assurer l’ouverture

  • Animer les présentations

    2 personnes

  • Surveiller le temps de présentation

  • Assister le matériel de démonstration

    2 personnes

  • Animer les questions de la salle

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitaillement des amuse-bouches

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle utilisée

    2 personnes

  • Animer le cocktail networking

    3 personnes

  • Recueillir les coordonnées

    2 personnes

  • Gérer les moments photo

  • Annoncer le dernier tour

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Emballer les restes en toute sécurité

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Collecter et trier les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger le matériel restant

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

  • Partager les présentations avec les visiteurs

  • Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 12
  • Chaisesqté 90
  • Tabourets de barqté 12
  • Table d'inscription
  • Tables de buffetqté 3
  • Fournitures pour vestiaires

Équipement

  • Ordinateur portable de présentationqté 2
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Pied de microphone
  • Câbles HDMIqté 3
  • Adaptateurs HDMIqté 4
  • Multiprisesqté 8
  • Rallongesqté 8
  • Stations de rechargeqté 2
  • Routeur wifi
  • Paperboardqté 2
  • Feutres pour paperboardqté 12

Vaisselle

  • Verres à eauqté 100
  • Verres à vinqté 100
  • Tasses à caféqté 90
  • Cuillères à caféqté 90
  • Assiettesqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Couteauxqté 100
  • Pincesqté 8
  • Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 6
  • Carafes d'eauqté 8
  • Planches à découperqté 3
  • Couteau de chefqté 3
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Plats de service avec couvercleqté 6
  • Distributeurs de boissonsqté 3

Décoration

  • Ballonsqté 100
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Guirlandesqté 8
  • Nappesqté 12
  • Compositions floralesqté 8
  • Supports de badges nominatifsqté 100
  • Panneaux d’orientationqté 10
  • Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

  • Éclairage d’ambianceqté 6
  • Lampes LEDqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Bacs de tri des déchetsqté 4
  • Balaiqté 2
  • Pelle et balayetteqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un créneau précis pour chaque présentateur, avec une marge entre deux démonstrations afin d’éviter les retards en chaîne.
  • Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le récapitulatif au traiteur plusieurs jours avant l’événement. Les régimes particuliers sont souvent oubliés lorsqu’ils sont traités après les relances.
  • Rassemblez les présentations avant le jour J et testez-les sur l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et les câbles réellement utilisés. Conservez une copie de secours sur un second support : une présentation fonctionnelle chez son auteur ne garantit pas sa compatibilité sur place.
  • Préparez les badges nominatifs, le programme imprimé et les panneaux d’itinéraire au plus tard la veille. Installez la table d’inscription à l’entrée avec les fournitures nécessaires pour que l’accueil ne bloque pas dès les premières arrivées.
  • Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, puis refroidir les boissons. Testez aussi les microphones, les haut-parleurs, le Wi-Fi, les multiprises et les rallonges avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un Demo Day ?
Envoyez les invitations environ 3 à 4 semaines avant le Demo Day. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer un rappel quelques jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques d’un Demo Day ?
Prévoyez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour tester les présentations, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs. Ajoutez une vérification rapide après chaque changement important de matériel.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?
Demandez les fichiers au plus tard 3 jours avant le Demo Day. Vous pouvez ainsi vérifier les formats, les vidéos, les polices et les adaptateurs nécessaires, puis préparer une sauvegarde commune.
À quelle heure ouvrir le lieu pour un Demo Day ?
Ouvrez le lieu au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités. Ce délai couvre l’installation du mobilier, de la table d’inscription, du buffet, de la signalétique et les derniers tests techniques.

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