Checklist para organizar un Demo Day sin imprevistos
Organizar un Demo Day implica coordinar presentaciones, asistentes, equipos y catering en un horario muy ajustado. Empieza por confirmar la fecha y el espacio, y después cierra el programa y los ponentes antes de enviar las invitaciones. Durante las semanas previas, controla las inscripciones, las preferencias alimentarias y las presentaciones. El día anterior se revisa la parte técnica; el mismo día quedan el montaje, las acreditaciones, la señalización y las últimas comprobaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Seleccionar presentadores
2 personas
Organizar los horarios de presentación
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar un recordatorio a los invitados
Recopilar las presentaciones
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
Inventariar el equipo de demostración
Hacer reservas para el catering
Confirmar la reserva del mobiliario
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir el programa
Imprimir los carteles de ruta
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Hacer copias de seguridad de las presentaciones
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el micrófono y los altavoces
2 personas
Probar el wifi y el portátil de presentación
2 personas
Comprobar las instalaciones de la demo
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
Colocar cubos de basura
Briefing para el equipo de recepción
4 personas
Briefing para presentadores
2 personas
Evento
Recibir a los presentadores
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Encargarse de la inauguración
Coordinar presentaciones
2 personas
Controlar el tiempo de la presentación
Apoyar el equipo de demostración
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Recopilar los datos de contacto
2 personas
Organizar los momentos fotográficos
Anunciar la última ronda
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir las presentaciones con los visitantes
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Taburetes de barcant. 12
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Instalaciones de vestuarios
Equipo
- Portátil de presentacióncant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Router wifi
- Pizarra de hojascant. 2
- Rotuladores para pizarracant. 12
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 90
- Cucharillas de cafécant. 90
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Pinzascant. 8
- Cucharones de servircant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 3
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Portanombrescant. 100
- Carteles de rutacant. 10
- Atriles para programascant. 6
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye la duración de cada presentación, los cambios entre ponentes y una pausa, para que los asistentes sepan qué esperar y el equipo pueda trabajar con un horario realista.
- Pide las presentaciones con varios días de margen y haz una prueba técnica completa. Comprueba cada archivo en el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, los cables HDMI y los adaptadores que se usarán en la sala.
- No dejes las inscripciones para el último momento. Recoge también las preferencias dietéticas y envía un recordatorio antes del evento; ese dato determina las cantidades del catering y evita preparar una comida que algunos invitados no puedan consumir.
- Prepara las acreditaciones, el programa impreso y los carteles de ruta el día anterior. La mesa de registro debe estar lista al abrir el espacio, con las acreditaciones colocadas y la señalización visible desde la entrada.
- Haz una copia de seguridad de todas las presentaciones y lleva conexiones de repuesto. Revisa también las regletas, los alargadores, las estaciones de carga y el router wifi antes de que lleguen los primeros asistentes; los fallos de conexión suelen aparecer durante el montaje, no durante la planificación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Demo Day?
- Empieza a coordinarlo entre 6 y 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para confirmar el espacio, seleccionar a los ponentes, abrir las inscripciones, reservar el catering y probar las presentaciones.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Demo Day?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha. Manda un recordatorio aproximadamente 7 días antes e incluye el horario, la ubicación y la información necesaria para completar la inscripción.
- ¿Cuándo se deben entregar las presentaciones de los ponentes?
- Pídelas al menos 5 días antes del Demo Day y haz la comprobación técnica con tiempo para corregir formatos o conexiones. Guarda una copia de seguridad el día anterior y otra en el portátil de presentación.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar para montar un Demo Day?
- Reserva como mínimo 2 horas para abrir el espacio, comprobar las salas, colocar mesas y sillas, montar el registro y revisar sonido, proyección y wifi. Si hay varias salas o muchas demostraciones, añade al menos 30 minutos.
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