Dementiecafé organiseren: een praktische checklist

Een dementiecafé vraagt om meer voorbereiding dan alleen koffie en een gesprek. Je verwerkt aanmeldingen, verzamelt dieetwensen en bevestigt sprekers voordat je het programma afdrukt. Op de dag zelf moeten ontvangst, koffiepunt, soep, presentatie en gespreksbegeleiding logisch op elkaar aansluiten. Deze checklist zet de voorbereiding in volgorde, inclusief zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals routebeschrijving, naambadges, techniek en voldoende zitplaatsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekers bevestigen
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
Routebeschrijving klaarleggen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Soep voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Presentatiemateriaal testen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programma toelichten
Gesprek begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Pauze begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Tafels afruimen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Soepkommenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 6
Soeplepelsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Soepkommen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkleedaantal 8
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Infobordenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Sponzenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en controleer ze opnieuw voordat je boodschappen doet. Zo kun je soep, hapjes en dranken op tijd aanpassen.
Bevestig sprekers vóór je het programma afdrukt. Leg daarnaast de routebeschrijving bij de ontvangsttafel en maak voor iedere bezoeker een naambadge klaar.
Test laptop, beamer, projectiescherm en draagbare microfoon vóór de gasten binnenkomen. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat je niet tijdens het gesprek hoeft te improviseren.
Zet de ruimte minimaal 30 minuten voor de start open om te ventileren en tafels, stoelen en ontvangsttafel op te stellen. Richt het koffiepunt apart in, met kopjes, glazen, melkkannen en suiker.
Zet dranken op tijd koud en bereid soep en hapjes vóór de ontvangst. Houd bij het serveren rekening met de volgorde van het programma, zodat koffie, soep en gesprek elkaar niet onderbreken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dementiecafé organiseren?: Begin bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het bevestigen van sprekers. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de bijeenkomst, zodat boodschappen en hapjes nog aangepast kunnen worden.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een dementiecafé?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en reserveer daarnaast 2 tot 4 extra stoelen voor begeleiders of onverwachte gasten. Controleer de aantallen opnieuw op de dag zelf, na het verwerken van de laatste aanmeldingen.
Wanneer moet ik de techniek voor een dementiecafé testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm en microfoon minimaal 30 minuten vóór de ontvangst. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf klaar en controleer of de presentatie vanaf de zitplaatsen goed zichtbaar en verstaanbaar is.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dementiecafé op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor het openen en ventileren van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen, het inrichten van ontvangst- en koffiepunt en het klaarzetten van servies. Reserveer daarna nog 15 minuten voor een laatste controle van programma en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.