Organiser un Café Alzheimer : la checklist complète

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Traitez les inscriptions au plus tard 7 jours avant la rencontre et notez les besoins alimentaires dans un tableau séparé. Vous saurez ainsi combien prévoir de portions, de bols et de couverts.
• Confirmez les intervenants 10 à 14 jours avant, puis imprimez le programme dès que les horaires sont définitifs. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les personnes qui arrivent sans inscription.
• Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et le microphone au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : elles manquent souvent lorsque les prises sont éloignées des tables.
• Ouvrez et aérez la salle 45 à 60 minutes avant le début, puis installez les tables, les chaises et l’accueil. Placez les badges, les panneaux d’information et les indications de route avant l’arrivée des premiers participants.
• Préparez les boissons chaudes avant l’accueil et gardez la soupe couverte jusqu’au service. Pour le premier passage, comptez environ 2 tasses par personne et prévoyez une marge de 10 % pour les portions et la vaisselle.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un Café Alzheimer ?

Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription à 7 jours, afin de confirmer les intervenants, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer un Café Alzheimer ?

Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’ouverture au public. Ce créneau couvre l’aération, les tables et les chaises, l’accueil, le point café, la vaisselle et le test du matériel de présentation.

Que faut-il prévoir pour le café et le thé ?

Préparez les machines à café ou les bouilloires, les thermos, les tasses, les verres, les pichets à lait et les sucriers. Comptez environ 2 tasses par personne pour le premier service, avec 10 % de réserve.

Quand confirmer les besoins alimentaires des participants ?

Demandez-les au moment de l’inscription et vérifiez la liste 5 à 7 jours avant l’événement. Utilisez cette confirmation pour ajuster les en-cas, la soupe, les assiettes et les couverts.