Checklist para organizar un café sobre demencia
Organizar un café sobre demencia requiere coordinar conversación, acogida y catering sin perder de vista las necesidades de los asistentes. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado: primero las inscripciones y los ponentes, después la sala y la comida, y por último la recepción y la moderación. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las indicaciones de la ruta o la prueba del proyector y el micrófono.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar ponentes
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
Preparar las indicaciones de la ruta
Hacer la compra
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Preparar sopa
2 personas
Enfriar las bebidas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Probar el material de presentación
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir café y té
2 personas
Presentar el programa
Moderar la conversación
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Gestionar la pausa
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Servir la cena
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Seguimiento
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Taburetescant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Tazones para sopacant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Cucharonescant. 6
- Cucharones para sopacant. 70
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tazones para sopa con tapacant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono portátil
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Mantelcant. 8
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Carteles informativoscant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Esponjascant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de hacer la compra y recopila las preferencias dietéticas con tiempo suficiente para ajustar los aperitivos y la sopa. Así evitas preparar un menú que no pueda comer parte del grupo.
- Confirma a los ponentes varios días antes y prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los cables alargadores y las regletas antes de que lleguen los invitados. Una prueba completa evita perder los primeros minutos del programa.
- Abre y ventila el espacio con antelación, monta las mesas y coloca las sillas antes de preparar la recepción. Deja lista también una ruta señalizada para que nadie tenga que buscar la entrada.
- Calcula la vajilla según el número final de asistentes y separa tazas, vasos, platos, cubiertos y tazones para sopa antes de servir. Coloca el punto de café con máquinas, teteras, termos, leche y azúcar para que funcione sin interrumpir la conversación.
- Prepara la mesa de recepción con acreditaciones y portabadges, y asigna a una persona para registrar la asistencia. Recibir a cada invitado desde el primer minuto facilita presentar el programa y detectar necesidades prácticas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un café sobre demencia?
- Envíalas al menos 3 o 4 semanas antes del encuentro. Pide la inscripción y las preferencias dietéticas en la misma invitación, y cierra el plazo varios días antes de comprar los alimentos.
- ¿Qué comida se sirve en un café sobre demencia?
- Este plan contempla aperitivos, sopa, café, té y bebidas. Ajusta las cantidades al número final de inscripciones y confirma las restricciones dietéticas antes de preparar la compra y el servicio.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para abrir y ventilar el espacio, montar mesas, colocar sillas, preparar la recepción, organizar el café y comprobar la presentación. Haz la prueba del equipo antes de recibir a los invitados.
- ¿Qué equipo necesito para las ponencias?
- Prepara un portátil, un proyector, una pantalla de proyección, un micrófono portátil, cables alargadores y regletas. Comprueba todo como mínimo 30 minutos antes del inicio y ten los cables colocados para evitar tropiezos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!