LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Demenzcafé organisieren: Was Sie wann vorbereiten sollten

Ein Demenzcafé braucht eine ruhige Atmosphäre, klare Abläufe und mehr Vorbereitung als nur Kaffee und Kuchen. Planen Sie Einladungen, Anmeldungen und Referenten frühzeitig, damit Ernährungswünsche und die passende Sitzordnung berücksichtigt werden können. Am Veranstaltungstag müssen Raum, Technik, Empfang und Kaffeebereich rechtzeitig bereitstehen. Diese Checkliste führt Sie durch die Vorbereitung bis zur Gesprächsrunde und hilft dabei, typische Verzögerungen zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Referenten bestätigen

  • Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wegbeschreibung bereitlegen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Suppe vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial testen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Gespräch moderieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pause betreuen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Tische abräumen

    2 Personen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • HockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • SuppenschalenAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 6
  • SuppenkellenAnz. 70

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • Suppenschalen mit DeckelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • MilchkannenAnz. 4
  • ZuckerschalenAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbares Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckeAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80
  • InfotafelnAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllbeutelhalterAnz. 6
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicken Sie die Einladungen spätestens drei Wochen vorher und führen Sie eine Anmeldeliste mit Kontaktdaten, Begleitpersonen und Ernährungswünschen. So können Sie Verpflegung und Sitzplätze passend vorbereiten.
  • Bestätigen Sie Referenten mindestens sieben Tage vor dem Termin und drucken Sie das Programm danach. Prüfen Sie Laptop, Beamer, Leinwand und Mikrofon nicht erst beim Eintreffen der Gäste, sondern am Veranstaltungstag vor dem Einlass.
  • Planen Sie für den Empfang einen eigenen Tisch mit Namensschildern, Badgehaltern und Anwesenheitsliste ein. Legen Sie außerdem Wegbeschreibung und Infotafeln sichtbar aus, damit niemand den Raum suchen muss.
  • Öffnen und lüften Sie den Raum etwa 60 Minuten vor Beginn. Stellen Sie Tische und Stühle zuerst auf, richten Sie danach Empfang und Kaffeebereich ein und prüfen Sie, ob Geschirr, Thermoskannen und Servierbesteck erreichbar stehen.
  • Bereiten Sie Suppe und Snacks so vor, dass die erste Ausgabe ohne Unterbrechung erfolgen kann. Rechnen Sie pro angemeldeter Person mit einem vollständigen Geschirrset und halten Sie bei Getränken Nachschub für mindestens eine weitere Runde bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Demenzcafé organisieren?
Beginnen Sie idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Einladungen sollten etwa drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Sie Anmeldungen, Begleitpersonen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig bearbeiten können.
Wie viele Helfer braucht man für ein Demenzcafé?
Für eine kleine Runde sollten mindestens drei Personen eingeplant werden: eine für Empfang und Anwesenheit, eine für Kaffee und Verpflegung sowie eine für Moderation und Referenten. Bei mehr als 25 Gästen ist eine zusätzliche Person für den Service sinnvoll.
Wann soll der Raum für das Demenzcafé vorbereitet werden?
Öffnen und lüften Sie den Raum rund 60 Minuten vor Beginn. Rechnen Sie zusätzlich mit 20 bis 30 Minuten für Tische, Stühle, Empfangstisch, Kaffeebereich und den Techniktest.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Demenzcafé?
Planen Sie pro angemeldeter Person eine Tasse, ein Glas, einen Teller, eine Suppenschale und ein Besteckset ein. Legen Sie zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit, besonders wenn Suppe und Getränke nacheinander serviert werden.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!