Wat heb je nodig voor een delegatencongres?

Een delegatencongres vraagt om meer dan stoelen en een beamer. Je hebt spullen nodig voor registratie, presentaties, catering en de verplaatsing van informatie tussen sprekers en deelnemers. Controleer vooral techniek, aansluitingen en servies ruim vóór de congresdag. Gebruik de deelnemerslijst als basis voor badges, programmamateriaal, zitplaatsen, glazen en catering, en houd extra exemplaren achter de hand voor late aanmeldingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Registratietafelsaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 16

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Registratie

Naambadgehoudersaantal 90
Lanyardsaantal 90
Registratieformulierenaantal 100
Pennenaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Stembiljettenaantal 100
Stembussenaantal 2
Naamstickersaantal 100

Decoratie

Congresbannersaantal 2
Richtingpijlenaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Sprekersbordjesaantal 6
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilogram
- Coffeepads - 2 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Suikersticks - 250 stuks
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenschijfjes - 3 kilogram
- Plat water - 10 kratten
- Bruisend water - 10 kratten
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Tonic - 3 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Gemberbier - 3 flessen
- Alcoholvrij bier - 4 kratten
- Pilsener - 6 kratten
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- Bierglazen - 100 stuks
- Cocktailprikkers - 2 dozen
- Stokbroden - 25 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Meergranenbrood - 10 broden
- Mini pistolets - 120 stuks
- Wraps - 100 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Roomkaas - 3 kilogram
- Jonge kaas - 5 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Geitenkaas - 1 kilogram
- Achterham - 3 kilogram
- Kalkoenfilet - 3 kilogram
- Gerookte kipfilet - 2 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Eiersalade - 2 kilogram
- Tonijnsalade - 2 kilogram
- Pesto - 1 kilogram
- Komkommers - 20 stuks
- Tomaten - 5 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Gemengde sla - 4 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Rode uien - 2 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Maïs - 12 blikken
- Kerstomaten - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Feta - 2 kilogram
- Krieltjes - 12 kilogram
- Rijst - 8 kilogram
- Pasta - 6 kilogram
- Kipfilet - 8 kilogram
- Vegetarische burgers - 40 stuks
- Falafel - 4 kilogram
- Groentemix - 8 kilogram
- Tomatensaus - 8 liter
- Roomsaus - 5 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Yoghurtdressing - 3 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 1 kilogram
- Bieslook - 300 gram
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Mandarijnen - 5 kilogram
- Mini muffins - 150 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gezouten noten - 3 kilogram
- Rijstwafels - 6 pakken
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Vegan koekjes - 4 pakken
- Papieren servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Handzeep - 6 flacons
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Sponsjes - 12 stuks

Tips

Reken voor badges en programma’s op het definitieve aantal delegaten plus 5 tot 10 procent extra. Zo kun je een late aanmelding of een verkeerd geprinte badge opvangen zonder opnieuw te moeten drukken.
Leg per laptop en presentatielocatie minimaal één passende HDMI-kabel, adapter, verlengkabel en stekkerdoos klaar. Test alle combinaties uiterlijk de dag vóór het congres; een ontbrekende adapter valt vaak pas bij de eerste presentatie op.
Plan voor registratie minstens één tafel per twee medewerkers en leg badges alfabetisch of per delegatie klaar. Neem ook enkele lege badges en extra schrijfmateriaal mee voor wijzigingen op de dag zelf.
Tel servies niet alleen voor de maaltijd, maar ook voor pauzes en wisselmomenten. Voor waterglazen en koffiekopjes is 1,5 exemplaar per aanwezige deelnemer een bruikbare ondergrens als afwas tussendoor niet zeker is.
Zet powerbanks en verlengkabels bij de registratie of techniekbalie, niet in een afgesloten voorraadruimte. Sprekers en organisatoren hebben daar tijdens een lange congresdag het snelst toegang toe.

Veelgestelde vragen

Hoeveel badges en programma’s moet ik bestellen voor een delegatencongres?: Bestel het definitieve aantal plus 5 tot 10 procent reserve. Bij 100 deelnemers betekent dat 105 tot 110 badges en programma’s, zodat late aanmeldingen en drukfouten zijn opgevangen.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een delegatencongres?: Plan minimaal één stoel per bevestigde deelnemer, spreker en medewerker die in de zaal zit. Voeg bij een vaste stoelindeling ongeveer 5 procent extra stoelen toe voor wijzigingen of onverwachte gasten.
Wanneer moet ik de techniek voor een delegatencongres controleren?: Controleer beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers en aansluitingen uiterlijk één dag vooraf. Test op de congresdag zelf nogmaals minstens 60 minuten vóór de ontvangst van de delegaten.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een delegatencongres?: Gebruik voor glazen en koffiekopjes ongeveer 1,5 exemplaar per aanwezige deelnemer als er tussendoor niet wordt afgewassen. Voor borden, kommen en bestek kun je één set per maaltijd per persoon rekenen, plus 5 tot 10 procent reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.