Qué necesitas para un congreso de delegados
Para un congreso de delegados necesitas mucho más que sillas y un proyector. La lista debe cubrir el registro, las ponencias, las presentaciones, las pausas de café y el servicio de comida, además de cables y repuestos que suelen faltar. Calcula el material según el número de delegados y ponentes, y añade un margen para evitar quedarte corto. Aquí tienes una base práctica para preparar la compra y revisar el montaje antes de abrir la ubicación.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 12
- Sillascant. 90
- Mesas de registrocant. 2
- Sillas para ponentescant. 6
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetescant. 6
- Mantelescant. 16
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 90
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazones para sopacant. 90
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharillascant. 100
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
Registro
- Portanombrescant. 90
- Lanyardscant. 90
- Formularios de registrocant. 100
- Bolígrafoscant. 100
- Folletos del programacant. 100
- Bloc de notascant. 100
- Boletascant. 100
- Urnas de votacióncant. 2
- Pegatinas con nombrecant. 100
Decoración
- Banners del congresocant. 2
- Flechas direccionalescant. 12
- Números de mesacant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles para ponentescant. 6
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Papel de aluminiocant. 3
- Film transparentecant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobas de manocant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
- Granos de café - 4 kilogramo
- Coffeepads - 2 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Café descafeinado - 1 paquete
- Packs de azúcar - 250 unidades
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Rodajas de limón - 3 kilogramo
- Agua sin gas - 10 cajas
- Agua con gas - 10 cajas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 3 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Ginger beer - 3 botellas
- Cerveza sin alcohol - 4 cajas
- Cerveza pilsener - 6 cajas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino sin alcohol - 6 botellas
- Vasos de cerveza - 100 unidades
- Palillos para cóctel - 2 cajas
- Baguettes - 25 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan multicereal - 10 panes
- Mini pistolets - 120 unidades
- Wraps - 100 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso crema - 3 kilogramos
- Queso joven - 5 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Queso de cabra - 1 kilogramo
- Jamón cocido - 3 kilogramo
- Pechuga de pavo - 3 kilogram
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Hummus - 3 kilogramos
- Ensalada de huevo - 2 kilogram
- Ensalada de atún - 2 kilogram
- Pesto - 1 kilogram
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates - 5 kilogramos
- Rúcula - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 4 kilogramos
- Pimientos - 3 kilogramo
- Cebollas rojas - 2 kilogram
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Maíz - 12 latas
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Aceitunas - 2 kilogram
- Feta - 2 kilogram
- Patatas pequeñas - 12 kilogramos
- Arroz - 8 kilogramo
- Pasta - 6 kilogram
- Pechuga de pollo - 8 kilogramos
- Hamburguesas vegetarianas - 40 unidades
- Falafel - 4 kilogramos
- Mezcla de verduras - 8 kilogram
- Salsa de tomate - 8 litros
- Salsa de nata - 5 litros
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aderezo de yogur - 3 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 1 kilogram
- Cebollino - 300 gram
- Manzanas - 8 kilogram
- Plátanos - 6 kilogramos
- Uvas - 5 kilogramos
- Mandarinas - 5 kilogram
- Mini muffins - 150 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 100 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 3 kilogram
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiador de inodoro - 3 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Esponjas - 12 unidades
Consejos
- Prepara una mesa de registro por cada 75-100 delegados si esperas llegadas concentradas durante la primera media hora. Deja las acreditaciones clasificadas por orden alfabético y reserva algunas en blanco para cambios de última hora.
- Lleva al menos un cable HDMI y un adaptador adicional, además de un alargador y una regleta de repuesto. Comprueba la conexión con el portátil y el proyector como mínimo 60 minutos antes de la primera ponencia.
- Calcula un vaso de agua por delegado y ponente para cada bloque de mañana o tarde, y añade un 15 % extra. Para el café, prepara aproximadamente dos tazas por persona durante una pausa de 20-30 minutos.
- Cuenta una silla por delegado, otra por cada ponente sentado en la mesa y un 5 % adicional. En la mesa de ponentes deja micrófonos, soportes y agua antes de que empiece la sesión.
- Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones, idealmente 7 días antes del congreso, y pásalas al catering. Separa las opciones especiales y etiqueta claramente los platos para evitar confusiones durante el buffet.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué material necesito para un congreso de delegados?
- Como base necesitas mesas y sillas, una mesa de registro, acreditaciones, programa impreso, proyector, pantalla, portátil, cables, micrófonos, altavoces y vajilla. Añade mesas de buffet, manteles y material de servicio si habrá comida o pausas de café.
- ¿Cuántas sillas debo preparar para un congreso?
- Prepara una silla por delegado y suma las de los ponentes y el equipo de organización. Añade un 5 % de reserva; para 100 delegados, por ejemplo, conviene disponer de unas 105 sillas, más las necesarias para la mesa de ponentes.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para un congreso?
- Confirma el catering al menos 7 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Si el número de delegados cambia, comunica el recuento final entre 48 y 72 horas antes del evento.
- ¿Cuántos micrófonos y cables hacen falta en un congreso?
- Calcula un micrófono por persona que intervenga en la mesa de ponentes y al menos uno inalámbrico para preguntas del público. Lleva un cable HDMI, un adaptador y un alargador de repuesto, aunque la sala ya tenga parte del equipo.
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