Que faut-il prévoir pour un congrès de délégués ?

Un congrès de délégués demande surtout une logistique fiable pour les inscriptions, les interventions et les repas. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel audiovisuel, la vaisselle et les fournitures à acheter ou à apporter. Prévoyez les câbles, adaptateurs et rallonges en même temps que le projecteur : ce sont les éléments le plus souvent oubliés. Vérifiez aussi les quantités selon le nombre de délégués, d’intervenants et de repas servis.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 90
Tables d’inscriptionqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 6
Nappesqté 16

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 90
Lanyardsqté 90
Formulaires d’inscriptionqté 100
Stylosqté 100
Brochures du programmeqté 100
Blocs-notesqté 100
Bulletins de voteqté 100
Urnes de voteqté 2
Étiquettes nominativesqté 100

Décoration

Banderoles de congrèsqté 2
Flèches directionnellesqté 12
Numéros de tableqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneaux pour les intervenantsqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Dosettes de café - 2 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Bâtonnets de sucre - 250 pièces
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Rondelles de citron - 3 kilogrammes
- Eau plate - 10 caisses
- Eau pétillante - 10 caisses
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Ginger beer - 3 bouteilles
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Pilsener - 6 caisses
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Verres à bière - 100 pièces
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Baguettes - 25 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain aux céréales - 10 pains
- Mini pistolets - 120 pièces
- Wraps - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Fromage de chèvre - 1 kilogram
- Jambon arrière - 3 kilogram
- Filet de dinde - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Salade d'œufs - 2 kilogrammes
- Salade de thon - 2 kilogrammes
- Pesto - 1 kilogramme
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 4 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Maïs - 12 boîtes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Feta - 2 kilogrammes
- Pommes de terre grenaille - 12 kilogram
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes - 6 kilogrammes
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Falafel - 4 kilogrammes
- Mélange de légumes - 8 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 litres
- Sauce à la crème - 5 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 1 kilogram
- Ciboulette - 300 grammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Mini muffins - 150 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 3 kilogrammes
- Galettes de riz - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Éponges - 12 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise par délégué, puis ajoutez 5 à 10 % de sièges de réserve pour les intervenants, l’équipe d’organisation et les arrivées imprévues.
Pour chaque présentation, préparez un ordinateur portable, un câble HDMI, un adaptateur compatible et un cliqueur. Testez l’ensemble au moins 2 heures avant l’ouverture.
Comptez au minimum un verre à eau par personne et par service, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour un repas avec plusieurs boissons, prévoyez davantage de verres plutôt que de les faire circuler.
Installez deux tables d’inscription si vous attendez plus de 80 délégués, afin d’éviter une file unique au retrait des badges. Triez les badges par ordre alphabétique avant l’arrivée du premier participant.
Ajoutez une rallonge et une multiprise de secours à chaque zone technique. Étiquetez les câbles et chargez les batteries externes la veille, pas le matin du congrès.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès de délégués ?: Prévoyez une chaise par participant assis, plus 5 à 10 % de réserve. Ajoutez les sièges des intervenants et de l’équipe d’accueil au total, plutôt que de les prendre sur les places des délégués.
Quel matériel audiovisuel faut-il pour un congrès ?: Prévoyez au minimum un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI, un adaptateur, un cliqueur et des rallonges. Pour une salle de plus de 50 personnes, ajoutez des microphones sans fil et des haut-parleurs.
Combien de vaisselle prévoir par personne ?: Comptez une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau, une tasse à café et un couvert complet par personne, avec 10 % de pièces supplémentaires. Ajoutez les bols et les cuillères si une soupe est prévue.
Quand préparer les badges et le matériel du congrès ?: Imprimez et triez les badges au moins la veille. Rassemblez le matériel audiovisuel, les présentations et les fournitures le même jour, puis faites un test technique complet au moins 2 heures avant l’ouverture.

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