Was du für einen Delegiertenkongress brauchst

Für einen Delegiertenkongress brauchst du mehr als Tische und einen Beamer. Registrierung, Vorträge, Verpflegung und Pausen müssen gleichzeitig funktionieren. Plane Technik mit Ersatzlösungen, ausreichend Geschirr und klar beschriftete Materialien ein. Die vollständige Liste umfasst 66 benötigte Gegenstände und hilft dir, Einkäufe, Abholungen und die Vorbereitung am Veranstaltungstag rechtzeitig zu koordinieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongresstischeAnz. 12
StühleAnz. 90
RegistrierungstischeAnz. 2
RednerstühleAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 16

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 90
Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 90
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
TeelöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 90
LanyardsAnz. 90
RegistrierungsformulareAnz. 100
StifteAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
NotizblöckeAnz. 100
StimmzettelAnz. 100
WahlurnenAnz. 2
NamensaufkleberAnz. 100

Dekoration

KongressbannerAnz. 2
RichtungspfeileAnz. 12
TischnummernAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
ReferentenschilderAnz. 6
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
HandfegerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Kilogramm
- Kaffeepads - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Zuckersticks - 250 Stück
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronenscheiben - 3 Kilogramm
- Stillwasser - 10 Kisten
- Sprudelwasser - 10 Kisten
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Tonic - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Ingwerbier - 3 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Pilsener - 6 Kisten
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Biergläser - 100 Stück
- Cocktailspieße - 2 Schachteln
- Baguettes - 25 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mehrkornbrot - 10 Brote
- Mini-Pistolets - 120 Stück
- Wraps - 100 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 5 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Ziegenkäse - 1 Kilogramm
- Hintere Schinken - 3 Kilogramm
- Putenfilet - 3 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 2 Kilogramm
- Hummus - 3 Kilogramm
- Eiersalat - 2 Kilogramm
- Thunfischsalat - 2 kilogram
- Pesto - 1 Kilogramm
- Gurken - 20 Stück
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Gemischter Salat - 4 kilogram
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 2 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Mais - 12 Dosen
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Feta - 2 Kilogramm
- Drillinge - 12 Kilogramm
- Reis - 8 Kilogramm
- Pasta - 6 Kilogramm
- Hähnchenfilet - 8 Kilogramm
- Vegetarische Burger - 40 Stück
- Falafel - 4 Kilogramm
- Gemüsemix - 8 Kilogramm
- Tomatensauce - 8 liter
- Sahnesauce - 5 Liter
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Joghurtdressing - 3 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Knoblauch - 1 kilogram
- Schnittlauch - 300 Gramm
- Äpfel - 8 Kilogramm
- Bananen - 6 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Mandarinen - 5 Kilogramm
- Mini-Muffins - 150 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 100 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzige Nüsse - 3 Kilogramm
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Vegane Kekse - 4 Packungen
- Papierservietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Toilettenreiniger - 3 Flaschen
- Handseife - 6 Spender
- Handdesinfektionsmittel - 6 flacons
- Schwämmchen - 12 Stück

Tipps

Plane pro Sitzplatz einen Stuhl und zusätzlich zwei bis vier Ersatzstühle ein. Für Registrierung und Referierende brauchst du eigene Tische und Sitzgelegenheiten, damit diese Plätze nicht aus dem Saal genommen werden müssen.
Rechne bei der Präsentation mit mindestens einem HDMI-Adapter, mehreren Verlängerungskabeln und einer Powerbank pro zwei bis drei mobile Geräte. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam.
Bestelle Geschirr nach der Teilnehmerzahl plus 10 bis 15 Prozent Reserve. Für einen Kongress mit mehreren Essens- oder Getränkepausen werden Kaffeetassen, Wassergläser sowie Teller und Besteck sonst schnell knapp.
Sortiere Namensschilder und Badges am Vorabend alphabetisch oder nach Delegation. Lege gedrucktes Programm und Ablaufplan am Registrierungstisch aus, statt diese Unterlagen erst beim Einlass zusammenzustellen.
Hole frische Produkte am Veranstaltungstag ab und plane dafür mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem ersten Programmpunkt ein. Ernährungswünsche sollten spätestens mit dem Anmeldeschluss an das Catering weitergegeben werden.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Delegiertenkongress?: Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Trinkglas, eine Kaffeetasse sowie je einen Teller und ein Besteckset ein. Bei mehreren Mahlzeiten oder langen Pausen solltest du 10 bis 15 Prozent Reserve bestellen.
Wie viele Stühle brauche ich für einen Delegiertenkongress?: Für die Sitzordnung brauchst du mindestens einen Stuhl pro Delegiertem und zusätzlich zwei bis vier Ersatzstühle. Rednerstühle und Hocker für separate Bereiche kommen zur Sitzplatzmenge hinzu.
Welche Technik muss ich für einen Delegiertenkongress einpacken?: Zur Grundausstattung gehören Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Präsentationsklicker sowie Mikrofone und Lautsprecher. Prüfe die gesamte Technik spätestens am Vortag und halte mindestens einen Ersatzadapter bereit.
Wann sollte ich die Einkäufe für den Delegiertenkongress erledigen?: Nicht verderbliche Materialien und Technik solltest du zwei bis drei Tage vorher bereitstellen. Frische Produkte holst du am Veranstaltungstag ab, idealerweise 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass.

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