Boodschappenlijst voor een Defensiecongres

Voor een Defensiecongres heb je meer nodig dan stoelen en een presentatiescherm. De registratie, catering, sprekers en techniek vragen elk hun eigen spullen. Denk aan naamkaartjes en programmafolders voor de ontvangst, maar ook aan USB-sticks, HDMI-kabels en voldoende microfoons voor het programma. Gebruik de definitieve deelnemersaantallen om servies, koffievoorzieningen en badgepakketten op tijd compleet te maken. Op deze pagina staat het plan met 52 benodigdheden overzichtelijk bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 180
Biertafelsaantal 12
Cateringtafelsaantal 8
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Podium
Kapstokkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Dinerbesteksetsaantal 180

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Richtingsbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naambordhoudersaantal 6
Vlaggenaantal 6

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Krukkenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 3 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 3 kilo
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 6 kratten
- Cola - 4 kratten
- Cola Zero - 4 kratten
- Sinas - 2 kratten
- Tonic - 2 kratten
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Bitter lemon - 2 kratten
- IJsblokjes - 20 kilo
- Stokbroden - 30 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Mini croissants - 200 stuks
- Mini broodjes - 250 stuks
- Roomboter - 3 kilo
- Jonge kaas - 5 kilo
- Belegen kaas - 4 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Runderrookvlees - 2 kilo
- Hummus - 4 kilo
- Roomkaas - 3 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 5 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Paprika's - 4 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Wortels - 4 kilo
- Rode ui - 2 kilo
- Aardappelen - 25 kilo
- Rijst - 10 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Kipfilet - 18 kilo
- Rundergehakt - 10 kilo
- Vegetarische schnitzels - 60 stuks
- Kokosmelk - 12 liter
- Kookroom - 8 liter
- Tomatenblokjes - 18 blikken
- Groentebouillon - 2 dozen
- Olijfolie - 3 liter
- Zonnebloemolie - 2 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Knoflook - 1 kilo
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Dressing - 4 liter
- Broodjes hamburger - 180 stuks
- Chocolademousse - 180 porties
- Vers fruit - 20 kilo
- Appels - 180 stuks
- Bananen - 120 stuks
- Druiven - 10 kilo
- Koffiekoekjes - 8 kilo
- Paprikachips - 6 kilo
- Naturelchips - 6 kilo
- Gezouten noten - 4 kilo
- Olijven - 4 kilo
- Borrelnootjes - 4 kilo
- Servetten - 1200 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 8 rollen
- Vaatwastabletten - 2 dozen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfectiemiddel - 3 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Toiletblokjes - 12 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Handzeep - 6 flessen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Pedaalemmersaantal 6

Tips

Geef catering en de definitieve aantallen uiterlijk enkele werkdagen vooraf door. Zo kunnen dinerborden, dessertborden, besteksets, koffiekopjes en waterglazen per deelnemer worden klaargezet, met extra stuks voor sprekers en organisatie.
Test beamer, projectiescherm, presentatielaptop, luidsprekers en draadloze microfoons minimaal 2 uur voor de eerste sessie. Leg per presentatielaptop ook een HDMI-kabel en een USB-stick met de gecontroleerde presentaties klaar.
Maak voor iedere deelnemer één badgepakket en één programmafolder. Print naamkaartjes pas nadat de deelnemerslijst is afgesloten en neem enkele lege naamkaartjes mee voor late wijzigingen.
Plan minstens één registratietafel en plaats richtingsborden bij de entree en belangrijke kruisingen. Zet de naamkaartjes in naambordhouders op alfabetische volgorde, zodat een deelnemer binnen 2 minuten geholpen kan worden.
Tel verlengkabels en stekkerdozen per techniekplek voordat de zaal wordt ingericht. Neem daarnaast powerbanks mee voor organisatie en sprekers; die worden vaak pas tijdens de pauze gevraagd.⁣

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een Defensiecongres?: Reken minimaal 1 dinerbord, 1 dessertbord, 1 dinerbestekset, 1 waterglas en 1 koffiekopje per deelnemer. Bestel of leen daarnaast ongeveer 10% extra voor vervanging, sprekers en organisatie.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een Defensiecongres?: Voor één spreker en een dagvoorzitter zijn meestal 2 draadloze microfoons nodig; voeg een derde toe bij panelgesprekken of vragen uit de zaal. Test alle microfoons minimaal 2 uur voor aanvang.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een Defensiecongres regelen?: Regel meubilair, catering en techniek zodra datum, locatie en programma vaststaan. Geef de definitieve aantallen enkele werkdagen vooraf door en doe de laatste controle van badges, folders en presentaties uiterlijk de dag ervoor.
Welke kabels heb ik nodig voor presentaties op een congres?: Leg per presentatielaptop minimaal 1 HDMI-kabel klaar en neem extra verlengkabels en stekkerdozen mee voor beamer, luidsprekers, mengpaneel en andere apparatuur. Bewaar presentaties bovendien op minstens 2 USB-sticks.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.