Que faut-il acheter pour un congrès de défense ?

Pour un congrès de défense, les achats ne se limitent pas au café et aux fournitures de bureau. Il faut prévoir l’accueil des participants, l’identification des intervenants, les supports du programme et le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste couvre aussi la vaisselle, les rallonges, les câbles et les batteries externes, souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Ajustez les quantités après la clôture des inscriptions, puis gardez une marge pour les intervenants, les techniciens et les inscriptions de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 180
Tables de bièreqté 12
Tables de cateringqté 8
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Scène
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Cuillères à caféqté 180
Sets de couverts pour le dînerqté 180

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 12
Porte-nomsqté 6
Drapeauxqté 6

Catering

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Distributeurs d'eauqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Tabouretsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Cola - 4 caisses
- Cola Zero - 4 caisses
- Sinas - 2 caisses
- Tonic - 2 caisses
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 2 caisses
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 30 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini-croissants - 200 pièces
- Mini pains - 250 pièces
- Beurre doux - 3 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 4 kilos
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Viande de bœuf fumée - 2 kilo
- Houmous - 4 kilos
- Fromage frais - 3 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 4 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Oignon rouge - 2 kilos
- Pommes de terre - 25 kilos
- Riz - 10 kilos
- Pâtes - 8 kilos
- Blanc de poulet - 18 kilos
- Viande hachée de bœuf - 10 kilo
- Escalopes végétariennes - 60 pièces
- Lait de coco - 12 liter
- Crème de cuisson - 8 litres
- Tomates en dés - 18 boîtes
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Ail - 1 kilo
- Herbes italiennes - 250 gram
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce salade - 4 litres
- Petits pains à hamburger - 180 pièces
- Mousse au chocolat - 180 portions
- Fruits frais - 20 kilos
- Pommes - 180 pièces
- Bananes - 120 pièces
- Raisins - 10 kilo
- Biscuits au café - 8 kilos
- Chips au paprika - 6 kilo
- Chips nature - 6 kilo
- Noix salées - 4 kilos
- Olives - 4 kilos
- Mélange apéritif de noix - 4 kilo
- Serviettes - 1200 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 8 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 2 boîtes
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Désinfectant - 3 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Blocs WC - 12 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Poubelles à pédaleqté 6

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un porte-nom pour chaque participant, intervenant et membre de l’équipe, plus 5 à 10 % d’exemplaires vierges pour les corrections ou arrivées imprévues.
Imprimez les programmes après validation définitive du planning. Comptez au moins un exemplaire par participant et 10 % supplémentaires pour l’accueil, les intervenants et les changements de salle.
Pour la technique, préparez au minimum deux clés USB contenant les présentations finales. Ajoutez des câbles HDMI, des multiprises et des rallonges adaptées à la distance entre la scène, l’écran et la table technique.
Calculez la vaisselle selon le nombre confirmé de convives, puis ajoutez environ 10 % de marge. Vérifiez séparément les assiettes de dîner, les assiettes à dessert, les tasses à café, les verres et les couverts.
Achetez ou préparez les panneaux directionnels et les banderoles avant le jour du congrès. Les indications doivent être disponibles dès l’ouverture, notamment pour l’inscription, les salles, le parking et le vestiaire.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour un congrès de défense ?: Prévoyez un badge par personne inscrite, intervenant et membre de l’équipe. Ajoutez 5 à 10 % de badges vierges afin de gérer les erreurs d’impression et les inscriptions de dernière minute.
Combien de programmes faut-il imprimer ?: Imprimez un programme par participant confirmé, avec une marge de 10 %. Faites imprimer la version définitive seulement après la clôture de la liste et la validation des présentations.
Combien de clés USB faut-il pour les présentations ?: Préparez au moins deux clés USB identiques avec les présentations finales : une pour l’ordinateur de présentation et une copie de secours. Effectuez le test technique au plus tard la veille.
Quand acheter la vaisselle et le matériel d’accueil ?: Finalisez les quantités dès que les inscriptions sont clôturées, idéalement 7 à 10 jours avant le congrès. Gardez une marge de 10 % pour les assiettes, verres, tasses et couverts afin d’éviter les manques le jour même.

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