Qué necesitas para un congreso de defensa

Para un congreso de defensa necesitas coordinar compras, material técnico y elementos de recepción sin dejarlo todo para el último día. Calcula las cantidades a partir del número final de participantes y reserva un margen del 10 % para acreditaciones, agua y material impreso. La sala debe estar preparada para ponentes, asistentes y pausas de catering, con proyección, sonido y señalización visibles. Esta lista te ayuda a comprobar lo que debes comprar, alquilar o llevar antes de abrir las puertas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 180
Mesas de cervezacant. 12
Mesas de cateringcant. 8
Mesa de registrocant. 2
Mesa de oradores
Escenario
Percheroscant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Juegos de cubiertos para cenacant. 180

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátil de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4

Decoración

Banners del congresocant. 3
Señales direccionalescant. 12
Mantelescant. 12
Portanombrescant. 6
Banderascant. 6

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Dispensadores de aguacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12
Pinzas de servircant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 8
Taburetescant. 4
Sacacorchoscant. 3
Abrebotellascant. 3
Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 3 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 cajas
- Spa Rood - 6 cajas
- Cola - 4 cajas
- Cola Zero - 4 cajas
- Sinas - 2 cajas
- Tónica - 2 cajas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Bitter lemon - 2 cajas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Baguettes - 30 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini croissants - 200 unidades
- Mini bollos - 250 unidades
- Mantequilla - 3 kilos
- Queso joven - 5 kilos
- Queso curado - 4 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Carne curada de ternera - 2 kilos
- Hummus - 4 kilo
- Queso crema - 3 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepinos - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Lechuga - 12 unidades
- Pimientos - 4 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Tomates cherry - 4 kilo
- Zanahorias - 4 kilo
- Cebolla roja - 2 kilos
- Patatas - 25 kilos
- Arroz - 10 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Pechuga de pollo - 18 kilos
- Carne picada de res - 10 kilos
- Escalopes vegetarianos - 60 unidades
- Leche de coco - 12 litros
- Nata para cocinar - 8 litros
- Tomate en cubos - 18 latas
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Aceite de oliva - 3 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Ajo - 1 kilo
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aliño - 4 litros
- Panecillos para hamburguesa - 180 unidades
- Mousse de chocolate - 180 porciones
- Fruta fresca - 20 kilo
- Manzanas - 180 unidades
- Plátanos - 120 unidades
- Uvas - 10 kilos
- Galletas de café - 8 kilo
- Patatas fritas de pimentón - 6 kilo
- Patatas fritas naturales - 6 kilo
- Frutos secos salados - 4 kilo
- Aceitunas - 4 kilos
- Frutos secos salados - 4 kilo
- Servilletas - 1200 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Agitadores - 500 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 8 rollos
- Pastillas para lavavajillas - 2 cajas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Desinfectante - 3 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Pastillas de WC - 12 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Jabón de manos - 6 botellas

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Cubos de pedalcant. 6

Consejos

Cierra el número definitivo de asistentes entre 5 y 7 días antes y añade un 10 % de margen para tarjetas de nombre, folletos, agua y vajilla.
Prepara una acreditación completa por participante y lleva al menos 10 tarjetas en blanco para cambios de última hora o nombres corregidos.
Comprueba la técnica como mínimo 2 horas antes: proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, micrófonos, altavoces y mesa de mezclas deben probarse juntos.
Guarda todas las presentaciones en 2 memorias USB y en el portátil de presentación la víspera; así no dependes de la conexión a internet ni de un único dispositivo.
Calcula la vajilla y las bebidas según el número final de comensales y confirma las preferencias dietéticas con el catering al menos 72 horas antes.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto material impreso necesito para un congreso?: Prepara un folleto del programa y una acreditación por asistente confirmado, más un 10 % adicional. Para 100 personas, serían 110 unidades de cada material.
¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada del público. Revisa también las presentaciones, los cables HDMI, las regletas y las baterías externas.
¿Cuántas memorias USB necesito para las presentaciones?: Lleva 2 memorias USB con la misma versión de los archivos y copia además las presentaciones al portátil. Haz esta copia como mínimo el día anterior al congreso.
¿Cuándo debo confirmar el catering y las dietas especiales?: Comunica al catering el número definitivo y las preferencias dietéticas entre 72 y 48 horas antes. Mantén una pequeña reserva, aproximadamente del 10 %, si todavía esperas cambios en la inscripción.

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