Einkaufsliste für den Defensivkongress

Für einen Defensivkongress brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Registrierung, Vorträge, Catering und Sicherheitsabsprachen benötigen jeweils eigenes Material. Plane die Mengen anhand der endgültigen Teilnehmerzahl und bestelle Technik frühzeitig, damit Ersatzlösungen möglich bleiben. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag HDMI-Kabel, USB-Sticks, Namensschildhalter und zusätzliche Verlängerungskabel.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 180
BiertischeAnz. 12
Catering-TischeAnz. 8
RegistrierungstischAnz. 2
Rednertisch
Bühne
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 180
Abendbesteck-SetsAnz. 180

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
PräsentationslaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

KongressbannerAnz. 3
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 6
FahnenAnz. 6

Catering

KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WasserspenderAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 8
HockerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3
Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 3 Schachteln
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Spa Blauw - 12 Kisten
- Spa Rood - 6 Kisten
- Cola - 4 Kisten
- Cola Zero - 4 Kisten
- Sinas - 2 Kisten
- Tonic - 2 Kisten
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 3 Kisten
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Bitter Lemon - 2 Kisten
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Baguettes - 30 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mini-Croissants - 200 Stück
- Mini-Brötchen - 250 Stück
- Butter - 3 Kilo
- Junger Käse - 5 Kilo
- Reifer Käse - 4 kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 3 Kilo
- Rinderrohschinken - 2 kilo
- Hummus - 4 Kilo
- Frischkäse - 3 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Gurken - 5 Kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Paprika - 4 Kilo
- Rucola - 2 Kilo
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Karotten - 4 Kilo
- Rote Zwiebel - 2 Kilo
- Kartoffeln - 25 Kilo
- Reis - 10 Kilo
- Pasta - 8 kilo
- Hähnchenbrustfilet - 18 kilo
- Hackfleisch - 10 Kilo
- Vegetarische Schnitzel - 60 Stück
- Kokosmilch - 12 Liter
- Kochsahne - 8 Liter
- Tomatenwürfel - 18 Dosen
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Olivenöl - 3 Liter
- Sonnenblumenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Currypulver - 250 gram
- Knoblauch - 1 Kilo
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Dressing - 4 Liter
- Hamburgerbrötchen - 180 Stück
- Schokoladenmousse - 180 Portionen
- Frisches Obst - 20 Kilo
- Äpfel - 180 Stück
- Bananen - 120 Stück
- Trauben - 10 Kilo
- Kaffeekekse - 8 kilo
- Paprikachips - 6 Kilo
- Naturchips - 6 Kilo
- Gesalzene Nüsse - 4 kilo
- Oliven - 4 Kilo
- Knabbernüsse - 4 Kilo
- Servietten - 1200 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 8 Rollen
- Geschirrspültabs - 2 Kartons
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsmittel - 3 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Toilettensteine - 12 Stück
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Handseife - 6 Flaschen

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
TretmülleimerAnz. 6

Tipps

Plane pro Teilnehmer einen Kongressstuhl und bestelle bei größeren Gruppen 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Registrierung und Redner brauchst du zusätzlich einen Registrierungstisch und einen Rednertisch.
Rechne Geschirr nach der maximalen Belegung: pro Person ein Dinner-Teller, ein Dessertteller, eine Kaffeetasse, ein Wasserglas und ein Abendbesteck-Set. Für den Kaffeeausgabepunkt gehören außerdem Kaffeelöffel dazu.
Teste Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationslaptop, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Präsentationen zusätzlich auf mindestens zwei USB-Sticks ab.
Nimm für jeden Vortrag mindestens ein HDMI-Kabel und mehrere Verlängerungskabel mit. Zwei zusätzliche Kabel und Powerbanks als Reserve verhindern Verzögerungen bei wechselnden Referenten.
Drucke Namensschilder und Programmhefte erst nach dem Abschluss der Teilnehmerliste, aber spätestens 24 Stunden vor Beginn. Halte Namensschildhalter, Wegweiser und ein Kongressbanner am Einlass bereit, damit die Registrierung sofort erkennbar ist.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für einen Defensivkongress?: Plane einen Kongressstuhl pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 Teilnehmern sind das 105 bis 110 Stühle.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Teilnehmer?: Rechne pro Person mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einer Kaffeetasse, einem Wasserglas und einem Abendbesteck-Set. Für Nachschub und Bruch solltest du bei Geschirr und Gläsern etwa 10 Prozent Reserve einplanen.
Welche Technik muss ich für Vorträge einkaufen oder reservieren?: Mindestens Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationslaptop, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel. Technik spätestens 7 bis 14 Tage vor dem Kongress reservieren und am Vortag testen.
Wann soll ich Namensschilder und Programmhefte drucken?: Drucke beides nach Abschluss der Teilnehmerliste, idealerweise 24 bis 48 Stunden vor Beginn. So kannst du Abmeldungen und kurzfristige Änderungen noch berücksichtigen.

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