Checklist voor je debuutconcert organiseren

Een debuutconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Je moet de locatie, artiesten, techniek, bezoekers en toegang in een vaste volgorde regelen. Begin met datum, reserveringen en contracten; werk daarna toe naar uitnodigingen, technische voorbereiding en het draaiboek. Op de dag zelf bepalen laadruimte, stroom, soundcheck en duidelijke contactpersonen of alles op tijd klaarstaat. Gebruik de checklist hieronder als werkvolgorde en controleer de details uiterlijk in de laatste week opnieuw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Artiestencontracten bevestigen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Techniek en instrumenten reserveren
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
Draaiboek afdrukken
Noodcontacten verzamelen
Plattegrond maken
Artiesteninformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Backline opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Stoelen en tafels plaatsen
3 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Bar en buffet opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
Toiletten controleren
Hapjes uitstallen
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Lichtshow testen
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree registreren
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Pauze aankondigen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
Avondprogramma aankondigen
Avondoptreden begeleiden
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Glazen en servies ophalen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finaleoptreden begeleiden
4 personen
Bedankwoord uitspreken
Aftiteling en muziek draaien
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe afhandelen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
Podium afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Bar en buffet schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Artiesten uitchecken
Restanten doneren of afvoeren
2 personen
Foto's en bestanden veiligstellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Statafelsaantal 6
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Barbladenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Podiummonitorenaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Bedrade microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 7
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Speakerkabelsaantal 6
Stroomhaspelsaantal 6
Verdeelstekkersaantal 10
Kabelgotenaantal 8
Instrumentversterkersaantal 3
Drumstel
Keyboardstandaard
Muziekstandaardsaantal 5
Laptop voor muziek
USB-stickaantal 2

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Lichtconsole
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Karaffenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Scharenaantal 3

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Wegwijzersaantal 8
Kleefhakenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen minimaal 3 weken vooraf vast. Vraag per artiest naar instrumenten, aansluitingen, microfoons, monitoren en de benodigde soundchecktijd; zo voorkom je dat een ontbrekende DI-box of kabel pas bij de opbouw opvalt.
Plan de opbouw achteruit vanaf de inloop. Reserveer minstens 2 uur voor podiumdelen, licht, PA, instrumentversterkers en kabelgoten, plus extra tijd als meerdere acts hun eigen instrumenten meenemen.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld adres, entree- of inlooptijd, bereikbaarheid, eventuele dieetuitvraag en wie bezoekers op de dag zelf kunnen bellen.
Maak het draaiboek op één pagina bruikbaar voor vrijwilligers. Zet per tijdstip de verantwoordelijke, locatie, contactnummer en het eerstvolgende actiepunt; druk minstens 3 exemplaren af.
Koel dranken pas nadat techniek en catering gecontroleerd zijn. Tel voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon en houd afvalbakken, garderoberekken en kabelvrije looproutes klaar voordat de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een debuutconcert organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, datum, reserveringen en artiestencontracten. Plan technische wensen en uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het concert; de laatste week gebruik je voor bezoekersinformatie, boodschappen en controles.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een debuutconcert?: Reken voor een eenvoudige opbouw minstens 2 uur, inclusief podiumdelen, PA, licht, instrumenten en kabels. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor soundcheck en kleine aanpassingen voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een debuutconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voeg extra voorraad toe als het concert langer duurt en houd rekening met alcoholvrije opties en de dieetwensen die je vooraf hebt verzameld.
Wanneer verstuur ik de informatie naar bezoekers?: Stuur de praktische bezoekersinformatie uiterlijk 5 dagen voor het concert. Vermeld daarin de inlooptijd, route, toegang, contactpersoon en eventuele informatie over catering of dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.