Organiser un concert de début sans rien oublier

Un concert de début demande de coordonner le lieu, les artistes, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis verrouille les contrats et les besoins techniques. Les invitations et les inscriptions doivent être suivies assez tôt pour prévoir les repas, les boissons et les bénévoles. Le jour J, réserve du temps pour l’accès, le déchargement, le montage de la scène et les vérifications sonores.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Confirmer les contrats des artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Définir le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Réserver le matériel technique et les instruments
Commander le catering
Répartir les bénévoles
Imprimer le déroulé
Recueillir les contacts d'urgence
Créer le plan
Envoyer les informations sur les artistes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Monter le backline
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer les chaises et les tables
3 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Monter le bar et le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
Vérifier les toilettes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Tester le show lumière
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première prestation
3 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Animer les questions du public
Annoncer le programme du soir
Coordonner le spectacle du soir
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la prestation finale
4 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Lancer le générique de fin et la musique
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le bar et le buffet
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Faire le check-out des artistes
Faire don des restes ou les évacuer
2 personnes
Sécuriser les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Tables hautesqté 6
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 90
Sous-mains de barqté 2
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 3
Microphones sans filqté 3
Microphones filairesqté 4
Pieds de microqté 7
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Câbles de haut-parleurqté 6
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 8
Amplificateurs d'instrumentsqté 3
Kit de batterie
Support de clavier
Pieds de microqté 5
Ordinateur portable pour la musique
Clé USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Console lumière
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à batterieqté 6
Rallongesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Ciseauxqté 3

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 14
Panneaux indicateursqté 8
Crochets adhésifsqté 24

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Confirme le lieu, la date et les autorisations avant d’annoncer le concert. Garde une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour les réservations, les contrats et les invitations.
Demande aux artistes une fiche technique complète avant de réserver le matériel. Vérifie notamment les microphones, boîtiers DI, retours de scène, amplificateurs, câbles et besoins électriques.
Arrête les inscriptions quelques jours avant le concert afin de connaître le nombre de repas et les besoins alimentaires. Prévois aussi les boissons à refroidir et les en-cas avant l’arrivée du public.
Prépare le déroulé imprimé et les contacts d’urgence en plusieurs exemplaires. Donne une copie aux responsables de l’accueil, de la scène et de la technique.
Bloque plusieurs heures le jour du concert pour libérer la zone de chargement, organiser les clés et installer la scène, les projecteurs, la sonorisation et les câbles avant les balances.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de début ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les artistes, les autorisations, le matériel technique, le catering et les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert de début ?: Envoie-les environ 4 semaines avant le concert, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant. Fixe une date limite d’inscription pour commander le catering avec un nombre fiable.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et la sono ?: Réserve au moins 3 à 4 heures avant l’ouverture au public pour le déchargement, le montage, le câblage, l’éclairage et les tests. Ajoute du temps si plusieurs artistes utilisent des instruments ou des configurations différentes.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des visiteurs ?: Vérifie l’accès, les clés, la zone de chargement, les sièges, les poubelles, les boissons, les en-cas et l’orientation du public. Contrôle aussi les microphones, retours, haut-parleurs, projecteurs et câbles avant la première balance.

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