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Debütkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Debütkonzert braucht mehr als ein Programm und eine Bühne. Kläre zuerst Ort, Termin, Genehmigungen und Künstlerverträge, bevor du Einladungen verschickst oder Technik reservierst. In den letzten 14 Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Besucherinformationen, Helfer, Catering und den Ablauf vor Ort. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und hilft dir, typische Engpässe bei Zugang, Aufbau und Tontechnik rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Künstlerverträge bestätigen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Technik und Instrumente reservieren

  • Catering bestellen

  • Freiwillige einteilen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Notfallkontakte sammeln

  • Lageplan erstellen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Backline aufbauen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    3 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Bar und Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

  • Toiletten kontrollieren

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Lichtshow testen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Einlass registrieren

    2 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Ersten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Pause ankündigen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    3 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Abendauftritt begleiten

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr abholen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Finalauftritt begleiten

    4 Personen

  • Dankesrede halten

  • Abspann und Musik abspielen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Garderobe abwickeln

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Instrumente einpacken

    3 Personen

  • Lichtanlage abbauen

    2 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Bar und Buffet reinigen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Ort sauber übergeben

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Künstler auschecken

  • Reste spenden oder entsorgen

    2 Personen

  • Fotos und Dateien sichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • Bühnentreppe
  • StehtischeAnz. 6
  • EsstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 90
  • BarunterlagenAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • BühnemonitoreAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • KabelmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 7
  • DI-BoxenAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 12
  • JackkabelAnz. 8
  • LautsprecherkabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • SteckdosenleistenAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 8
  • InstrumentenverstärkerAnz. 3
  • Schlagzeug
  • Keyboardständer
  • NotenständerAnz. 5
  • Laptop für Musik
  • USB-StickAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • Lichtkonsole
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8
  • BatterielampenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • ScherenAnz. 3

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 4
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 14
  • WegweiserAnz. 8
  • KlebehakenAnz. 24

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Ort und Datum zuerst verbindlich fest und prüfe Genehmigungen, Zugang sowie eine Lade- und Entladezone. Ohne diese Angaben lassen sich Technik, Catering und Helfer nicht zuverlässig einteilen.
  • Sammle die technischen Anforderungen der Künstler mindestens 3 Wochen vorher. Prüfe dabei PA-Lautsprecher, Mischpult, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Instrumentenverstärker gemeinsam mit einer verantwortlichen Person.
  • Verschicke Einladungen früh und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert, damit das Catering nicht kurzfristig angepasst werden muss.
  • Plane für Einlass, Garderobe, Bühne und Catering feste Helfer ein. Ein kurzer Einsatzplan mit Schichtbeginn, Notfallkontakten und Zuständigkeiten verhindert, dass beim Aufbau wichtige Personen fehlen.
  • Führe am Veranstaltungstag vor dem Einlass eine vollständige Ortskontrolle durch. Prüfe Strom, Kabelwege, Bühnenelemente, Licht, Instrumente, Getränke und den ausgedruckten Ablauf mindestens 60 Minuten vor Konzertbeginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Debütkonzert planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Ort, Datum, Genehmigungen, Künstlerverträge und technische Anforderungen sollten in den ersten 2 Wochen geklärt sein.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Debütkonzert verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vorher, damit Sitzplätze, Catering und Besucherinformationen angepasst werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Debütkonzert?
Plane für Bühne, PA, Monitore, Mikrofone, Instrumente und Licht mindestens 3 Stunden ein. Eine zusätzliche Stunde Puffer ist sinnvoll, wenn mehrere Künstler oder ein Schlagzeug aufgebaut werden.
Was muss am Tag des Debütkonzerts zuletzt geprüft werden?
Kontrolliere 60 Minuten vor dem Einlass Zugang, Stromversorgung, Kabelkanäle, Bühnenaufbau, Licht, Instrumente, Getränke und Notfallkontakte. Danach sollte nur noch der Einlass- und Bühnenablauf geändert werden, wenn es unbedingt nötig ist.

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