Checklist para organizar tu concierto de debut

Un concierto de debut necesita una coordinación precisa porque reúne artistas, público, técnica y montaje en un mismo día. Empieza por confirmar el lugar y la fecha, y deja cerrados cuanto antes los permisos y los contratos. Después organiza el programa, las necesidades técnicas, las invitaciones y el catering. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a detectar lo que suele quedarse para el último momento: accesos, contactos, carga y descarga, bebidas frías y pruebas de sonido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Hacer reservas
Comprobar permisos
Confirmar los contratos de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Fijar el programa
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Reservar técnica e instrumentos
Pedir el catering
Asignar voluntarios
Imprimir el plan de trabajo
Recopilar contactos de emergencia
Hacer el plano
Enviar la información de los artistas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el backline
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colocar sillas y mesas
3 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Montar la barra y el bufé
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señalizadores
Comprobar los baños
Montar aperitivos
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Probar el espectáculo de luces
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar la entrada
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera actuación
3 personas
Anunciar el descanso
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda actuación
3 personas
Gestionar las preguntas del público
Anunciar el programa de la noche
Coordinar la actuación de la noche
4 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger vasos y vajilla
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la actuación final
4 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Poner los créditos y la música
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el bar y el bufé
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
Donar o desechar los restos
2 personas
Asegurar las fotos y los archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Mesas altascant. 6
Mesas de comedorcant. 8
Sillascant. 90
Bandejas de barcant. 2
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Micrófonos con cablecant. 4
Soportes de micrófonocant. 7
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables de altavozcant. 6
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 8
Amplificadores de instrumentoscant. 3
Batería
Soporte para teclado
Atrilescant. 5
Portátil para música
Memoria USBcant. 2

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Mesa de luces
Iluminación ambientalcant. 8
Lámparas de bateríacant. 6
Cables alargadorescant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasoscant. 100
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharones de servircant. 8
Cuencoscant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Tijerascant. 3

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 14
Señalizadorescant. 8
Ganchos adhesivoscant. 24

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha, los permisos y los contratos de los artistas al menos 6 semanas antes. Sin esos datos no podrás enviar invitaciones fiables ni fijar el programa definitivo.
Pide las necesidades técnicas de cada artista con 3 semanas de antelación. Confirma canales, micrófonos, monitores, cajas DI, amplificadores, instrumentos y conexiones, no solo el equipo de sonido principal.
Envía la información a los visitantes 3-5 días antes e incluye horario, acceso y cualquier indicación práctica. Si gestionas inscripciones, revisa también las preferencias dietéticas antes de encargar el catering.
Reserva una franja de montaje de al menos 4 horas y despeja la zona de carga y descarga antes de que llegue el equipo. Deja preparado un plano con escenario, mesas, sillas, percheros, papeleras y recorridos de cables.
En la víspera, enfría las bebidas y prepara los aperitivos; el día del concierto inspecciona el lugar, comprueba las llaves y acceso y deja impresos el plan de trabajo y los contactos de emergencia.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de debut?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar, comprueba los permisos y confirma los contratos al principio; deja las compras, las bebidas y los aperitivos para los últimos 1-2 días.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto?: Reserva al menos 4 horas para descargar, montar el escenario, colocar luces y cableado y hacer la prueba de sonido. Añade 30-45 minutos de margen para accesos, ajustes o retrasos.
¿Cuándo se envían las invitaciones a un concierto de debut?: Envíalas 3-4 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones. Envía un recordatorio con la información práctica entre 3 y 5 días antes y cierra las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
¿Qué hay que comprobar el día del concierto?: Haz una inspección del lugar entre 2 y 3 horas antes de abrir: accesos, llaves, zona de carga, escenario, sonido, luces, bebidas y señalización. Ten a mano el plan de trabajo y los contactos de emergencia impresos.

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