Checklist para organizar una noche de debate
Una noche de debate necesita más coordinación que una reunión informal: hay que cerrar el tema, confirmar a los ponentes y preparar una sala que funcione para escuchar, hablar y tomar notas. Empieza por reservar el espacio y asignar al moderador; después organiza invitaciones, inscripciones y preferencias dietéticas. En los últimos días, el programa, las preguntas y la técnica deben quedar cerrados. El día del evento, reserva tiempo para montar mesas, sillas, proyector, pantalla y micrófonos, además de preparar la comida y las bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Definir el tema del debate
2 personas
Asignar al moderador del debate
Invitar a los ponentes del panel
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Reunir preguntas para el debate
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Crear carteles de ruta y de sala
Imprimir programas
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Enfriar comida y bebida
2 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el montaje para el debate
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar toda la técnica
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir programas
2 personas
Abrir la noche de debate
Controlar el tiempo y los micrófonos
2 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Servir una comida ligera
4 personas
Moderación de la segunda ronda de debate
2 personas
Gestionar el cierre
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger la sala
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Guardar los materiales de forma segura
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesa de oradores
- Atril
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
- Temporizador digital
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 5
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Mantelescant. 10
- Carteles para el salóncant. 8
Material de oficina
- Portatarjetas de nombrecant. 8
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 30
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el tema, el moderador y los ponentes antes de enviar las invitaciones. Así puedes incluir un programa fiable y evitar cambios de última hora.
- Fija una fecha límite de inscripción y recoge las preferencias dietéticas con al menos 5 días de antelación. Ese dato debe llegar al catering y a quien haga la compra.
- Prepara las preguntas del debate y el programa final 2 o 3 días antes. Imprime los programas y las tarjetas de nombre después de comprobar los nombres y el orden de intervención.
- Haz una prueba técnica completa al menos 60 minutos antes de abrir la sala. Comprueba por separado el portátil, el proyector, el HDMI, los alargadores, los altavoces, los micrófonos y el temporizador.
- No dejes el montaje para la llegada de los invitados: coloca las sillas, la mesa de oradores, el atril y la señalización con tiempo. Enfría la comida y la bebida antes de preparar los sándwiches y el servicio de café.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de debate?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, definir el tema y confirmar a los ponentes. Deja cerrados el programa, las preguntas y la técnica durante los 2 o 3 días previos.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del debate, según el tiempo que necesite el catering. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido final.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?
- Reserva al menos 90 minutos para colocar mesas y sillas, preparar el montaje del debate, instalar la pantalla y conectar los micrófonos. Haz la prueba técnica completa 60 minutos antes de abrir la sala.
- ¿Qué hay que comprobar justo antes de empezar el debate?
- Comprueba el sonido, la imagen, el cable HDMI, las regletas, los alargadores, el clic de presentación y el temporizador. También revisa las tarjetas de nombre, los carteles de ruta y que haya vasos, agua y café preparados.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!