Organiser une soirée débat sans rien oublier

Une soirée débat réussie repose sur un déroulé précis, surtout lorsque plusieurs intervenants, un animateur et du matériel audiovisuel sont prévus. Commence par réserver la salle et cadrer le sujet, puis confirme le panel avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les questions du public doivent être suivis plusieurs jours à l’avance. Le jour J, prévois assez de temps pour installer les chaises, les micros, le projecteur et l’accueil avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le sujet du débat
2 personnes
Confirmer l’animateur du débat
Inviter les membres du panel
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Rassembler des questions pour le débat
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Créer les panneaux d’itinéraire et de salle
Imprimer les programmes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la disposition du débat
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester entièrement la technique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Ouvrir la soirée débat
Gérer le temps et les micros
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recueillir les questions du public
2 personnes
Servir un repas léger
4 personnes
Animer le deuxième tour de débat
2 personnes
Assurer la clôture
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Ranger le matériel en toute sécurité
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table de prise de parole
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Minuterie numérique

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 5
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Panneaux de salleqté 8

Fournitures de bureau

Porte-nomsqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 30
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle au moins 4 à 6 semaines avant la soirée et vérifie qu’elle peut accueillir la disposition du débat, les tables, les chaises et les portants à vêtements.
Confirme l’animateur et les membres du panel avant d’envoyer les invitations. Demande à chaque intervenant son intitulé exact, sa fonction et ses besoins techniques au moins 10 jours à l’avance.
Clôture les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin de compter les participants, recueillir les besoins alimentaires et ajuster le catering, les verres, les tasses et les assiettes.
Teste toute la technique la veille, puis refais un essai complet 60 à 90 minutes avant l’ouverture : ordinateur, câble HDMI, projecteur, écran, haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises.
Prépare l’accueil avant l’arrivée du public : programmes imprimés, porte-noms, stylos et panneaux d’itinéraire. Installe les tables, les chaises et la disposition du débat au moins 45 minutes à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée débat ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer l’animateur et le panel, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et finaliser le programme.
Quand envoyer les invitations pour une soirée débat ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue. Relance les personnes inscrites 5 à 7 jours avant et ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant pour connaître les effectifs.
Quand tester le matériel d’une soirée débat ?: Fais un premier test complet la veille et un second 60 à 90 minutes avant l’ouverture de la salle. Vérifie chaque microphone, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, le câble HDMI et les branchements de secours.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Compte au moins 45 minutes pour installer les tables, les chaises, la table de prise de parole, le pupitre, l’écran, le projecteur et les microphones. Ajoute 15 minutes si la salle est utilisée pour la première fois.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.