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Debattabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Debattabend steht und fällt mit klaren Zuständigkeiten, verständlichen Fragen und funktionierender Technik. Lege Thema, Debattenleitung und Panel früh fest, damit Einladungen rechtzeitig verschickt werden können. Plane außerdem Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche und die technische Probe ein. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Ablauf für Saalaufbau, Bestuhlung, Mikrofone, Projektion, Getränke und die letzten Beschilderungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Debattenthema festlegen

    2 Personen

  • Debattenleiter festlegen

  • Panelteilnehmer einladen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Fragen für die Debatte sammeln

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Routen- und Saalschilder anfertigen

  • Programme ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Essen und Getränke kühlen

    2 Personen

  • Sandwiches vorbereiten

    3 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Debattenaufstellung vorbereiten

    2 Personen

  • Beamer und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Technik vollständig testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Debattenabend eröffnen

  • Zeit und Mikrofone überwachen

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

    2 Personen

  • Leichte Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Zweite Debattrunde begleiten

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien sicher verstauen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 10
  • Rednertisch
  • Rednerpult
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Präsentationsklicker
  • Digitaler Timer

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 5
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • RaumschilderAnz. 8

Büromaterial

  • NamensschildhalterAnz. 8
  • StifteAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 30
  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Technikprobe nicht erst kurz vor Beginn: Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone vollständig, idealerweise mindestens 60 Minuten vor dem Einlass.
  • Lege die Debattenaufstellung vorher fest und stelle für Podium, Rednerpult, Moderator und Panel passende Plätze bereit. So vermeidest du Umbauten, während die Gäste bereits im Saal sind.
  • Sammle Fragen nicht erst am Abend selbst. Sortiere sie spätestens am Vortag und gib der Debattenleitung eine klare Reihenfolge mit Zeitvorgaben.
  • Kühle Essen und Getränke rechtzeitig und bereite Sandwiches erst am Veranstaltungstag vor. Rechne bei Kaffee, Wasser und Geschirr nicht nur für das Panel, sondern für alle angemeldeten Gäste.
  • Öffne den Saal mindestens 30 Minuten vor Beginn. Beschrifte Wege und Räume, lege Programme und Namensschilder aus und halte HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und einen Präsentationsklicker griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Debattabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, dem Thema und den Panelteilnehmern. Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Debattabend?
Plane für Tische, Stühle, Podium, Beamer, Leinwand und Mikrofone mindestens 90 Minuten ein. Für den vollständigen Techniktest sollten zusätzlich 30 Minuten ohne Publikum reserviert werden.
Was muss man bei der Technik eines Debattabends testen?
Teste Laptop, Beamer, HDMI-Verbindung, Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer und Präsentationsklicker einzeln und anschließend zusammen. Der letzte Kompletttest sollte spätestens 30 Minuten vor Einlass abgeschlossen sein.
Wie viele Fragen braucht man für eine Debatte?
Bereite für eine Debatte von 60 bis 90 Minuten etwa 10 bis 15 Fragen vor. Plane zusätzlich 3 bis 5 Ersatzfragen ein, falls einzelne Themen schneller abgehandelt werden.

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