Boodschappenlijst voor een debatavond

Een debatavond vraagt om meer dan stoelen en een microfoon. Je regelt ook koffie, water, glazen, presentatiemateriaal en spullen voor een vlotte ontvangst bij de accreditatiebalie. Stem aantallen af op het aantal debaters, moderator en bezoekers. Reken voor koffie en water op minimaal één consumptie per bezoeker per uur en neem reservebatterijen en kabels mee. Met deze boodschappenlijst zie je snel wat je moet kopen, lenen of vooraf testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 5
Kleedkamertafel

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilogram
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- IJsblokjes - 8 zakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 5 zakken
- Salsa - 5 potten
- Mini-zoutjes - 4 zakken
- Borrelnoten - 4 zakken
- Kaaskoekjes - 5 pakken
- Mini-pretzels - 4 zakken
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Worteltjes - 2 kilogram
- Druiven - 3 kilogram
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 25 stuks
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 bakjes
- Stokbroden - 8 stuks
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Vegan beleg - 4 verpakkingen
- Servetten - 300 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 6 stuks
- Toiletpapier - 24 rollen

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 2
Batterijen AAaantal 12

Decoratie

Naambadgesaantal 110
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordjesaantal 8
Informatiebordenaantal 4

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 20
Klembordenaantal 6
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6
Handveger en blikaantal 2

Tips

Reken per bezoeker per uur op minimaal één glas water en één kop koffie. Zet extra glazen, koffie en servies klaar voor debaters en moderator, zodat de catering niet direct opraakt.
Neem per draadloze microfoon minimaal één extra set AA-batterijen mee. Test microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en de microfoonstandaards vóór binnenkomst van het publiek.
Plan minstens één HDMI-kabel, één verlengsnoer en één stekkerdoos als reserve. Test de laptop, projector en het projectiescherm met alle presentaties uiterlijk op de dag vóór het debat.
Maak naambadges voor alle debaters, de moderator en medewerkers en leg bij de balie minimaal één balpen per 25 bezoekers klaar. Print programma’s en debatkaartjes voordat de deuren opengaan.
Zet dranken minstens twee uur vooraf koud in koelboxen of een koelkast. Controleer dieetwensen uiterlijk 48 uur vooraf, zodat je niet op de avond zelf nog geschikte catering hoeft te regelen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en water heb ik nodig voor een debatavond?: Reken op minimaal één kop koffie en één glas water per bezoeker per uur. Voor een avond van drie uur betekent dat drie consumpties per persoon, plus ongeveer 10 procent reserve.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een debat?: Gebruik minimaal één microfoon per actieve spreker en één aparte microfoon voor de moderator. Bij vier debaters en een moderator heb je dus vijf microfoons nodig; test daarnaast minstens één reserve-exemplaar.
Wanneer moet ik de techniek voor een debatavond testen?: Test laptop, presentaties, projector, scherm, microfoons, luidsprekers en kabels uiterlijk één dag vooraf. Doe op locatie nog een korte controle van 60 tot 90 minuten vóór de ontvangst.
Hoeveel naambadges en programma’s moet ik printen?: Print één naambadge voor elke debater, moderator en medewerker. Maak voor programma’s minimaal één exemplaar per aangemelde bezoeker en voeg 10 procent reserve toe voor last-minute gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.