La liste de courses pour une soirée débat

Pour une soirée débat, les achats ne se limitent pas aux boissons. Il faut prévoir de quoi accueillir les participants, servir le café, identifier les intervenants et assurer une diffusion claire dans la salle. Cette liste regroupe le matériel et les fournitures à avoir sous la main, notamment les câbles, les piles et les supports imprimés que l’on oublie souvent. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits et gardez une petite réserve pour les arrivées de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 10
Table de scène
Chaises des intervenantsqté 5
Table de loge

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Courses
- Café - 4 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 8 sacs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips de tortilla - 5 sacs
- Salsa - 5 pots
- Mini bretzels salés - 4 sachets
- Mélange apéritif - 4 sacs
- Biscuits au fromage - 5 paquets
- Mini-bretzels - 4 sacs
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 25 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Baguettes - 8 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Serviettes - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 2
Piles AAqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 110
Nappesqté 10
Panneaux de directionqté 8
Panneaux d'informationqté 4

Fournitures de bureau

Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 20
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 2

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une à deux par heure supplémentaire. Gardez les boissons au frais dans des glacières et sortez-les progressivement.
Comptez un verre par participant pour les boissons froides, plus 10 % de réserve. Pour le café, prévoyez une tasse par personne et quelques tasses supplémentaires pour les intervenants et l’équipe.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran et les présentations au moins 24 heures avant la soirée. Gardez deux câbles HDMI de rechange et plusieurs rallonges accessibles.
Préparez les badges nominatifs et les programmes la veille, puis ajoutez environ 10 % d’exemplaires en plus. Les stylos du comptoir d’accréditation disparaissent vite : prévoyez-en au moins un par tranche de 10 participants.
Vérifiez les microphones sans fil juste avant l’ouverture et placez des piles AA neuves à proximité. Prévoyez un microphone de secours si le débat repose entièrement sur les échanges avec la salle.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une soirée débat ?: Comptez un verre par participant, avec une réserve d’environ 10 %. Pour 50 personnes, prévoyez donc au moins 55 verres, sans oublier les verres utilisés par les intervenants et le modérateur.
Quelle quantité de café acheter pour une soirée débat ?: Prévoyez une tasse de café par personne pour une rencontre courte, puis une tasse supplémentaire par personne si la soirée dépasse deux heures. Ajoutez 10 % de marge pour les intervenants et les demandes imprévues.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’événement, avec l’ordinateur, les présentations, le projecteur, les microphones et les haut-parleurs. Refaites un contrôle de 30 minutes sur place avant l’arrivée du public.
Combien de badges et de programmes imprimer ?: Imprimez un badge et un programme par personne inscrite, puis ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 80 inscrits, préparez donc environ 88 badges et 88 programmes.

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