Checklist voor een adviesraadsvergadering organiseren

Een adviesraadsvergadering vraagt vooral om een strakke voorbereiding van stukken, deelnemers en techniek. Begin met de zaal en datum, verzamel daarna agenda en vergaderstukken en werk toe naar een gecontroleerde deelnemerslijst. In de laatste week regel je catering, naamkaartjes en toegankelijkheid. Op de dag zelf draait alles om een tijdige zaalopbouw, een werkende presentatie en een registratietafel waar iedereen snel kan binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergaderzaal reserveren
Datum met voorzitter bevestigen
Agenda en stukken verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Afmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid controleren
Parkeerinformatie versturen
Definitieve deelnemerslijst maken
Agenda definitief maken
2 personen
Vergaderstukken controleren
2 personen
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
Aanwezigheidslijst afdrukken
Vergaderstukken afdrukken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
2 personen
Vergaderzaal openen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Vergaderstukken klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Presentatie klaarzetten
Microfoons en luidsprekers testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Vergaderstukken uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Techniek tijdens vergadering bedienen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Pauzeservice opruimen
2 personen
Avondpauze verzorgen
2 personen
Bezoekersvragen verzamelen
Aanwezigheidslijst afsluiten

Nazorg

Vergaderstukken verzamelen
2 personen
Techniek uitschakelen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Vergaderzaal schoonmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Notulen en stukken archiveren
Aanwezigheidslijst veilig opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 7
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 36
Theeglazenaantal 36
Koffielepelsaantal 36
Gebaksbordjesaantal 36
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerplateausaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Bureaulampenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 36
Tafelbordjesaantal 7

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 36
Klembordenaantal 4
Nietmachinesaantal 2
Perforatorsaantal 2
Papiersnijder
A4-kopieerpapieraantal 3
Presentatiemappenaantal 4
Plakbandaantal 2
Pijlenstickersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de datum eerst met de voorzitter en reserveer daarna de vergaderzaal. Controleer meteen of er voldoende vergadertafels, stoelen, kapstokken en ruimte voor registratie zijn.
Stuur de uitnodiging zodra agenda en praktische informatie beschikbaar zijn. Vraag dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uiterlijk 7 dagen vooraf uit, zodat catering en zaalopstelling nog aangepast kunnen worden.
Controleer de vergaderstukken en presentaties niet alleen inhoudelijk, maar ook op het juiste bestandsformaat. Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels minimaal 1 werkdag vooraf.
Maak de definitieve deelnemerslijst 2 tot 3 dagen voor de vergadering. Druk daarna de aanwezigheidslijst, vergaderstukken en naamkaartjes in de juiste aantallen af en leg balpennen en notitieblokken klaar.
Open de zaal minimaal 60 minuten voor aanvang. Zet tafels en stoelen, richt de registratietafel in en controleer koffiezetapparaat, waterkokers, thermoskannen, waterglazen en dranken voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een adviesraadsvergadering uitnodigen?: Stuur de uitnodiging zodra datum, locatie en voorlopige agenda vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf. Vraag in dezelfde uitnodiging om aanmeldingen, afmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften.
Wanneer moeten de vergaderstukken voor een adviesraadsvergadering klaar zijn?: Maak de agenda en stukken uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de vergadering definitief. Controleer daarna de bestanden en druk de benodigde exemplaren 1 tot 2 werkdagen vooraf af.
Hoe lang van tevoren moet je de techniek testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en aansluitkabels minimaal 1 werkdag vooraf. Doe op de vergaderdag nog een korte controle bij het openen van de zaal, minstens 60 minuten voor aanvang.
Hoeveel tijd heb je nodig om een adviesraadsvergadering op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor zaalopbouw, registratie en catering. Bij presentaties met beamer, luidsprekers of draadloze microfoons is 90 minuten veiliger, vooral als de apparatuur niet eerder in die zaal is gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.