Boodschappenlijst voor een adviesraadsvergadering

Voor een adviesraadsvergadering heb je meer nodig dan een zaal en een agenda. Regel koffie, thee en water voor de hele bijeenkomst, plus servies en schalen voor de catering. Denk ook aan naamkaartjes, balpennen en notitieblokken, zodat deelnemers direct kunnen plaatsnemen en aantekeningen maken. Voor presentaties zijn onder meer een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en voldoende stroomaansluitingen nodig. Gebruik deze lijst om boodschappen en materialen uiterlijk enkele dagen vooraf te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 7
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 36
Theeglazenaantal 36
Koffielepelsaantal 36
Gebaksbordjesaantal 36
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerplateausaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Bureaulampenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 36
Tafelbordjesaantal 7

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 36
Klembordenaantal 4
Nietmachinesaantal 2
Perforatorsaantal 2
Papiersnijder
A4-kopieerpapieraantal 3
Presentatiemappenaantal 4
Plakbandaantal 2
Pijlenstickersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 5 liter
- Havermelk - 2 liter
- Citroenen - 6 stuks
- Plat mineraalwater - 24 flessen
- Bruisend mineraalwater - 12 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Bananen - 20 stuks
- Appels - 20 stuks
- Druiven - 4 bakjes
- Minikomkommers - 4 bakjes
- Cherrytomaten - 4 bakjes
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Zoutarme crackers - 4 pakken
- Volkoren crackers - 4 pakken
- Rijstwafels - 3 pakken
- Hummus - 4 bakjes
- Roomkaas - 3 kuipjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Kalkoenfilet - 1 kilo
- Vegetarische spread - 4 kuipjes
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Papieren servetten - 4 pakken
- Roerstaafjes - 2 pakken
- Papieren koffiebekers - 1 pak
- Keukenpapier - 4 rollen
- Toiletpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 3 flessen
- Desinfectiedoekjes - 2 verpakkingen

Tips

Reken voor een vergadering van 3 uur per deelnemer op minimaal 2 koppen koffie of thee en 2 glazen water. Zet koffie in thermoskannen klaar en houd een waterkoker achter de hand voor een nieuwe ronde.
Neem per deelnemer een balpen en notitieblok mee en leg daarnaast 2 tot 3 reserve-exemplaren klaar. Een klembord is handig wanneer deelnemers niet aan tafel schrijven.
Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoons uiterlijk 1 werkdag vooraf met dezelfde HDMI-kabels en presentaties als tijdens de vergadering. Leg ook 1 extra verlengkabel en stekkerdoos klaar.
Maak voor iedere deelnemer een naamkaartje en druk minstens 2 extra exemplaren af. Leg de kaartjes vóór binnenkomst op tafel; dat voorkomt zoeken tijdens de opening.
Controleer het servies aan de hand van het definitieve aantal deelnemers: neem per persoon een koffiekopje, waterglas, theeglas en gebaksbordje mee. Voeg voor kopjes en glazen 10 procent reserve toe bij een groep vanaf 20 personen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een adviesraadsvergadering?: Zorg voor koffie, thee, water, servies en cateringmateriaal zoals serveerschalen en serveerplateaus. Neem daarnaast per deelnemer een balpen, notitieblok en naamkaartje mee, plus ongeveer 10 procent reserve.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een vergadering?: Reken bij een bijeenkomst van 3 uur op gemiddeld 2 warme dranken per persoon. Voor 20 deelnemers betekent dat ongeveer 40 koppen koffie of thee; voorzie daarnaast minimaal 2 glazen water per persoon.
Welke techniek heb ik nodig voor een adviesraadsvergadering?: Gebruik een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en voldoende stekkerdozen en verlengkabels. Test alles uiterlijk 1 werkdag vooraf en houd minimaal 1 reservekabel beschikbaar.
Hoeveel naamkaartjes en kantoorartikelen moet ik meenemen?: Maak voor elke deelnemer 1 naamkaartje, 1 balpen en 1 notitieblok. Druk voor naamkaartjes 2 tot 3 extra exemplaren af en leg bij groepen vanaf 20 personen minstens 10 procent extra pennen en notitieblokken klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.