Qué necesitas para una noche de debate

Una noche de debate necesita más que sillas y un micrófono. Además de preparar la sala y la mesa del escenario, tendrás que llevar café, té, bebidas frías, vasos y material para la acreditación. La parte técnica requiere comprobar el portátil, el proyector, los cables y las pilas antes de que lleguen los ponentes. Usa esta lista para reunir las compras y evitar que falte algo durante el debate.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesascant. 10
Mesa del escenario
Sillas para ponentescant. 5
Mesa de camerino

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Compras
- Café - 4 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Nachos de tortilla - 5 bolsas
- Salsa - 5 tarros
- Saladitos mini - 4 sacos
- Frutos secos para aperitivo - 4 bolsas
- Galletas de queso - 5 paquetes
- Mini pretzels - 4 bolsas
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Zanahorias baby - 2 kilos
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 25 unidades
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Barras de pan - 8 unidades
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Cobertura vegana - 4 paquetes
- Servilletas - 300 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Papel higiénico - 24 rollos

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 2
Pilas AAcant. 12

Decoración

Credencialescant. 110
Mantelescant. 10
Carteles de flechascant. 8
Paneles informativoscant. 4

Artículos de oficina

Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 20
Portapapelescant. 6
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 2

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escobacant. 2
Papelelerascant. 6
Escoba y recogedorcant. 2

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para los ponentes y el moderador. Enfría las bebidas con antelación en neveras portátiles.
Para la pausa de café, prepara al menos 1 taza por asistente y un 10 % adicional. Lleva café, té, cucharillas, tazas, bandejas, termos y máquinas de café o teteras.
Reserva una silla para cada asistente y añade sillas específicas para los ponentes. La mesa del escenario debe dejar espacio para los micrófonos, el agua y cualquier tarjeta del debate.
Comprueba el equipo técnico como mínimo 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y cables HDMI. Lleva regletas, alargadores y pilas AA de repuesto.
Prepara las acreditaciones y los programas con un 10 % más de unidades que las inscripciones confirmadas. Coloca carteles con flechas y paneles informativos antes de abrir el mostrador.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para una noche de debate?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva del 10 %. Lleva también agua suficiente para los ponentes, el moderador y el equipo técnico.
¿Cuánto café debo comprar para el debate?: Calcula una taza por asistente para una pausa de café y prepara un 10 % adicional. Si el debate dura varias horas, añade una segunda ronda o aumenta la cantidad según el programa.
¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de abrir la sala. Comprueba también los cables HDMI, las regletas, los alargadores y las pilas AA.
¿Cuántas acreditaciones y programas tengo que imprimir?: Imprime una unidad por persona inscrita y añade un 10 % de margen para cambios de última hora. Separa las acreditaciones y los programas antes del evento para que el mostrador avance sin esperas.

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